Auditoría remota: cuando lo no tradicional, se convierte en la nueva normalidad

Viajar siempre ha formado parte de la vida de cualquier auditor forestal. Esto cambió rápidamente cuando el COVID-19 se convirtió en la nueva realidad en 2020. Por primera vez, el sector de la auditoría empezó a hablar de "auditorías a distancia". La auditoría remota, también conocida como auditoría de escritorio, es aquella en la que el auditor emplea la tecnología para auditar a distancia actividades que normalmente se auditarían en sitio.  

El FSC fue uno de los sistemas que se adaptó rápidamente a la nueva situación en 2020. Sin embargo, cuando la pandemia era menos preocupante, en la Asamblea General del FSC de 2021, se votó en contra de la Moción 57 sobre la auditoría a distancia.  

La moción 57/2021 pedía que el FSC desarrollara y estableciera un enfoque consistente basado en el riesgo de la auditoría remota con el fin de aumentar las oportunidades de realizar auditorías a distancia tanto en los ciclos de auditoría de Manejo Forestal como en la de Cadena de Custodia más allá de la era COVID-19. Era evidente que era necesario afinar más esta moción.

Con la revisión del Estándar de Evaluaciones de Gestión Forestal (FSC-STD-20-007) en curso, se está reintroduciendo la auditoría a distancia como método complementario a la auditoría en sitio. Este tema se profundizó durante la sesión paralela "La Auditoría a Distancia en las evaluaciones de Manejo Forestal" en la Asamblea General del FSC de 2022. 

Una nueva forma de auditar

La auditoría a distancia permite a los organismos de certificación asignar los recursos de los auditores de forma más eficiente. De hecho, pueden dedicar más tiempo a la auditoría en lugar de viajar. Como muchos aspectos de la auditoría pueden programarse con antelación, los auditores podrán realizar auditorías en sitio enfocadas.

"En los últimos dos años, hemos aprendido que el modelo tradicional de enviar un equipo de auditores in situ durante varios días para llevar a cabo todas las actividades de auditoría definidas no tiene por qué ser la única forma de llevar a cabo una auditoría de gestión forestal FSC", explicó Gabe.

Añadió que "la realización de partes de la auditoría, como la revisión de documentos y las entrevistas a los trabajadores y a las partes interesadas, en su caso, con antelación a la parte de la auditoría que se realiza en sitio puede dar lugar a una verificación de campo más eficiente y específica.  Esto también puede significar que menos auditores se desplacen al bosque, por lo que se puede conseguir una menor huella de carbono, con un potencial ahorro de costes".

La revisión de la norma también fomentará la innovación relacionada con el uso de herramientas y soluciones informáticas. Con la auditoría a distancia, podemos esperar ver un uso más amplio de la tecnología, como el Zoom, las cámaras de 360º y los drones, para llevar a cabo evaluaciones exhaustivas.

Actualmente, el portal del Sistema de Información Geográfica (SIG) del FSC, una aplicación web geoespacial para ayudar a los auditores a realizar sus tareas a distancia, es un recurso poco utilizado. Sin embargo, tiene el potencial de convertirse en una herramienta más robusta e importante para los auditores del Manejo Forestal FSC en línea con la revisión del estándar.

¿Cuál es el inconveniente?

En la sesión paralela se analizaron algunas de las desventajas previstas de la auditoría a distancia.

"Puede ser más difícil desarrollar una relación y confianza con el auditado y las partes interesadas a través del teléfono o el videochat. También hay más posibilidades de que se pierdan las señales no verbales durante las entrevistas y las inspecciones de las instalaciones", explicó Gabe.

Aparte de esto, también puede haber una posible competencia de precios que lleve a un mal uso de las técnicas de auditoría a distancia en situaciones inadecuadas.

Gabe explicó: "Una de las críticas que he escuchado es que esto conducirá a una carrera hacia el fondo, con organismos de certificación que reducirán los costes al no ir siempre in situ para verificar la conformidad cuando sea necesario". Aunque la competencia de precios es una realidad, la norma revisada tiene controles que pueden ser supervisados por ASI (Assurance Services International) para garantizar que se sigan realizando auditorías creíbles".

Para mitigarlos, los organismos de certificación tendrán que conocer bien las capacidades del titular de la certificación y entender el contexto de las partes interesadas para determinar si es factible realizar parte de las auditorías a distancia.

"Hay ciertos aspectos de la conformidad que siempre tendrán que verificarse en sitio, como los temas de salud y seguridad de los trabajadores y el uso de productos químicos, y también hay algunas partes interesadas que deben participar en persona para que el proceso de auditoría sea eficaz", aclaró Gabe. 

Profundizando en los cambios de la norma, Gabe compartió que esto tendría un impacto en el enfoque de las evaluaciones de la gestión forestal.

Mientras que los Organismos de Certificación llevaban a cabo algunas revisiones de documentos y consultas a las partes interesadas antes de la auditoría en sitio, la norma revisada formaliza este enfoque que permitirá una auditoría en sitio más precisa dirigida por el trabajo que se realiza a distancia. 

"Cuando se cumplen los criterios de elegibilidad, la parte remota de la auditoría puede identificar posibles problemas que pueden ser objeto de seguimiento en sitio para verificar la conformidad. En general, esto conducirá a una asignación más eficiente de los recursos durante las auditorías de manejo forestal", dijo Gabe. 

Añadió que Preferred by Nature está comparando los incumplimientos en las auditorías realizadas a distancia con las auditorías en sitio para confirmar si existen diferencias en el número y el tipo de incumplimientos identificados.

Fotografía cortesía de Jose Galvan / Preferred by Nature