Fjernauditering – når det unormale bliver en ny “normal”
Pandemien har sat fjernauditering i fokus, men når man ser det i praksis, tyder det på, at det måske er kommet for at blive. Som paneldeltager i en af sessionerne på Generalforsamlingen for Forest Stewardship CouncilTM (FSCTM), fortalte vores Senior Forestry Programme Manager, Gabe Bolton, at fjernauditering kan forbedre effektiviteten betydeligt og har potentiale til at reducere de auditrelaterede omkostninger, når den anvendes sammen med traditionelle auditmetoder.
At rejse har altid været en del af enhver skovauditors liv. Dette ændrede sig hurtigt, da Covid blev den nye virkelighed i 2020. For første gang begyndte auditsektoren at tale om ’fjernaudit’. Fjernauditering, også kaldet skrivebordsaudit, er når auditoren anvender teknologi til på afstand at auditere aktiviteter, som ellers typisk ville være blevet auditeret på stedet.
FSC var en af de ordninger, der hurtigt tilpassede sig den nye situation tilbage i 2020. Da pandemien var af mindre bekymring, blev Motion 57 om fjernauditering imidlertid nedstemt på FSC’s generalforsamling i 2021.
Motion57/2021 opfordrede FSC til at udvikle og etablere en konsekvent risikobaseret tilgang til fjernauditering for at øge mulighederne for at gennemføre fjernauditeringer i både Forest Management- og Chain of Custody-auditeringscyklusser efter Covid-19-æraen. Det var klart, at der var behov for at finjustere denne motion noget mere.
Med den igangværende revision af Forest Management Evalueringsstandarden (FSC-STD-20-007), er fjernauditering ved at blive genindført som en supplerende metode til auditering på stedet. Dette emne blev uddybet yderligere under 'Remote auditing in forest management evaluations' sidesessioner på FSC’s generalforsamling 2022.
En ny form for audit
Fjernauditering giver certificeringsorganerne mulighed for at fordele auditorressourcerne mere effektivt. Faktisk kan de bruge mere tid på auditering i stedet for at rejse rundt. Da mange aspekter af audits kan planlægges på forhånd, vil auditorerne kunne foretage mere målrettede audits på stedet.
"I løbet af de sidste mere end to år har vi lært, at den traditionelle model med at sende et auditteam ud til stedet i flere dage for at udføre alle de definerede auditaktiviteter ikke behøver være den eneste måde at udføre et FSC Forest management audit,” forklarede Gabe.
Han tilføjede: “Hvis dele af audit, som f.eks. dokumentgennemgang, interviews med arbejdstagere og interessenter, hvor det er relevant, gennemføres forud for den del af audit, der foregår på stedet, kan det resultere i en mere effektiv og målrettet kontrol på stedet, når man er til stede. Det kan også betyde, at færre auditorer skal rejse til skoven, så der kan opnås et mindre CO2-aftryk med potentielle omkostningsbesparelser til følge.”
Revisionen af standarden vil også fremme innovation i forbindelse med brugen af informationsteknologiske værktøjer og løsninger. Med fjernauditering kan vi forvente at se mere udbredt brug af teknologi som Zoom, 360-kameraer og droner til at foretage grundige evalueringer.
I øjeblikket er FSC’s portal for Geografiske Informationssystemer (GIS), en geospatial web-app til at hjælpe auditorerne med at udføre deres opgaver på afstand, en ressource, der ikke udnyttes fuldt ud. Den har imidlertid potentiale til at blive et mere robust og vigtigt redskab for FSC Forest Management auditorerne i forbindelse med revisionen af denne standard.
Hvad er ulempen?
Sidesessionen gav et omfattende overblik og udforskede nogle af de forventede ulemper ved fjernauditering.
“Det kan være vanskeligere at udvikle et forhold og tillid til den auditerede og interessenterne via telefon eller videochat. Der er også større chance for at overse nonverbale signaler under interviews og inspektioner på stedet,” sagde Gabe.
Herudover kan der også være et potentiale for priskonkurrence, som kan føre til misbrug af fjernauditeringsteknikker i uhensigtsmæssige situationer.
Gabe forklarede: ”Et af de kritikpunkter, jeg har hørt er, at dette vil føre til et kapløb mod bunden med Certificeringsorganer, der skærer i omkostningerne ved ikke altid at tage ud på stedet for at verificere overensstemmelsen, når det er nødvendigt. Selv om priskonkurrence er en realitet, indeholder den reviderede standard kontroller, som kan overvåges af ASI (Assurance Services International) for at sikre, at der fortsat gennemføres troværdige auditeringer.”
For at afhjælpe disse problemer, skal Certificeringsorganerne have et godt kendskab til Certificeringsindehaverens kapacitet og forstå interessenternes kontekst for at afgøre, om det overhovedet er muligt at gennemføre dele af audits på afstand.
"Der er visse aspekter af overensstemmelse, som altid skal verificeres på stedet, f.eks. sundheds- og sikkerhedsspørgsmål for arbejdstagere og brugen af kemikalier, og der er også nogle interessenter, som skal involveres personligt for at få en effektiv auditeringsproces,” forklarede Gabe.
Gabe kom yderligere ind på ændringerne i standarden og fortalte, at dette ville have en indvirkning på tilgangen til skovforvaltningsevalueringer.
Mens Certificeringsorganerne ville foretage en vis gennemgang af dokumenter og interessenthøringer forud for audit på stedet, formaliserer den reviderede standard dette som en fremgangsmåde, der vil gøre det muligt at foretage en mere præcis audit på stedet styret af det arbejde, der udføres eksternt.
“Når kriterierne for støtteberettigelse er opfyldt, kan den del af audit, der foretages på afstand, identificere potentielle problemer, som kan følges op på stedet for at verificere overensstemmelsen. Samlet set vil dette føre til en mere effektiv tildeling af ressourcer under Forest Management audits,” sagde Gabe.
Han tilføjede, at Preferred by Nature nu sammenligner manglende overholdelse i audits udført på afstand med audits på stedet for at se, om der er forskelle i antallet og typen af konstaterede manglende overholdelse.
Billedet er venligt udlånt af Jose Galvan / Preferred by Nature
