Audit à distance – lorsque l’anormal devient la nouvelle « normalité »

Voyager est l’une des tâches incontournables d’un auditeur forestier. Avec la nouvelle réalité du Covid en 2020, la transition a été rapide. Pour la première fois, le secteur de l’évaluation a évoqué la possibilité des « audits à distance ». L’audit à distance, aussi appelé audit administratif, consiste pour l’évaluateur à avoir recours à la technologie pour contrôler à distance des activités qui sont généralement évaluées sur site.  

Le FSC fait partie des programmes qui se sont rapidement adaptés à la nouvelle situation en 2020. Cependant, alors qu’au moment de l’assemblée générale du FSC en 2021, la pandémie suscitait moins d’inquiétude, la motion 57 sur l’audit à distance a été rejetée.  

La motion 57/2021 demandait au FSC d’élaborer et d’appliquer à l’évaluation à distance une approche basée sur les risques cohérente afin de multiplier les occasions de mener des audits à distance à la fois pour la gestion forestière et la chaîne de contrôle au-delà de la période Covid-19. Il était évident que cette motion avait besoin d’être peaufinée.

Avec la révision du standard relatif aux Évaluations de la gestion forestière (FSC-STD-20-007) appliqué actuellement, l’audit à distance est réintroduit comme méthode complémentaire à l’audit sur site. Ce sujet a été exploré plus en détails pendant la séance consacrée aux « audits à distance des évaluations de la gestion forestière » pendant l’assemblée générale 2022 du FSC. 

Une nouvelle forme d’audit  

Les audits à distance permettent aux organismes de certification d’affecter plus efficacement les ressources des auditeurs et auditrices. Ils et elles peuvent consacrer le temps de trajet ainsi économisé au processus d’évaluation. Étant donné que de nombreux volets de l’audit peuvent être programmés à l’avance, les auditeurs et auditrices seront en mesure de mener des audits sur site plus ciblés.

« Depuis plus de deux ans, nous avons compris que le modèle d’audit classique consistant à envoyer une équipe sur place pendant plusieurs jours pour mener à bien l’ensemble des activités prévues n’est pas forcément le seul moyen de procéder à un audit de gestion forestière FSC », a expliqué Gabe Bolton.  

Ce à quoi, il a ajouté : « Effectuer certaines tâches de l’audit comme la vérification des documents, les entretiens des employés et des parties prenantes, le cas échéant, en amont de l’audit sur site peut permettre d’obtenir une vérification sur le terrain plus ciblée et efficace une fois sur place. Cela permet également de réduire le nombre de trajets vers les forêts et donc l’empreinte carbone du projet, et de réaliser de substantielles économies ».

La révision du standard encouragerait aussi l’innovation liée à l’usage des outils et solutions informatiques. Avec l’audit à distance, attendons-nous à un usage plus répandu de solutions telles que Zoom, les caméras 360° et les drones pour conduire ces évaluations.  

Actuellement le portail du système d'information géographique (SIG) du FSC, une application Web géospatiale destinée à aider les auditeurs et auditrices à mener à bien leurs tâches à distance, est une ressource sous-utilisée. Il pourrait cependant devenir pour les auditeurs et auditrices en gestion forestière un outil important et solide répondant aux besoins de révision du standard.  

Quels sont les inconvénients ?  

Dans un souci d’exhaustivité, certains inconvénients des audits à distance ont été abordés pendant la séance. 

« Établir des liens et une relation de confiance avec les audités et les parties prenantes peut s’avérer plus difficile avec le téléphone et la visioconférence. Pendant les entretiens et les inspections sur site, les indices non verbaux risquent de nous échapper plus facilement », a expliqué Gabe Bolton.  

En outre, cette méthode risque aussi d’entraîner une guerre des tarifs conduisant à une utilisation inadéquate des techniques d’audit à distance dans des circonstances qui ne s’y prêtent pas.  

Gabe Bolton a expliqué que la crainte d’un nivellement par le bas faisait partie des critiques qu’il a entendues, que certains organismes de certification tentaient de faire des économies en renonçant à se rendre sur place pour vérifier si nécessaire la conformité. Si la concurrence des tarifs est une réalité, le standard révisé prévoit des vérifications qui seraient contrôlées par l’ASI (Assurance Services International) afin de garantir la crédibilité des audits à l’avenir.

Pour atténuer ces effets, les organismes de certification devront avoir une bonne connaissance des capacités du titulaire de la certification et comprendre le contexte de la partie prenante pour déterminer si effectuer à distance certaines parties de l’audit est même envisageable.

« Poursuivant plus en détail sur les changements qu’impliquent le standard, Gabe Bolton a affirmé qu’ils auraient un impact sur l’approche en matière d’évaluation de la gestion forestière.  

Les organismes devant procéder à la vérification des documents et à la consultation des parties prenantes en amont de l’audit sur site, le standard révisé formalise cela comme une approche qui favorisera la précision de l’audit sur site qui sera orienté en fonction du travail réalisé à distance.  

« Lorsque les critères d’éligibilité sont remplis, la partie de l’audit effectuée à distance pourra permettre d’identifier les problèmes éventuels afin de les suivre sur site et d’en vérifier la conformité. Cela améliorera globalement l’affectation des ressources pendant les audits de gestion forestière », a affirmé Gabe. 

Enfin, il a ajouté que Preferred by Nature procédait actuellement à une comparaison entre les audits réalisés à distance et les audits réalisés sur site pour vérifier si le nombre et le type d’écarts de conformité identifiés différaient.

Photo de Jose Galvan / Preferred by Nature