Se šířením koronaviru po světě se mění také způsob auditování
„Nikdy nemůže zcela nahradit audit v terénu, ale protože se COVID-19 šíří po celém světě, je audit na dálku v kombinaci s přístupem, který hodnotí míru rizika, prokazatelně neocenitelný,“ říká Peter Feilberg, výkonný ředitel NEPConu.
Zelená. Žlutá. Oranžová. Červená. Tým tří specialistů NEPCon v současné době sleduje dopad šíření koronaviru v jednotlivých zemích a intenzivně pracuje na aktualizaci online mapy světa, provedené v několika barvách.
"Za běžných okolností by naši auditoři cestovali na vzdálená místa po celém světě. To je nyní samozřejmě nemožné, protože se uzavírají také vnitřní hranice. Musíme přehodnotit způsob naší práce a přizpůsobit se neustále měnící se mapě,“ tvrdí Peter Feilberg.
Feilberg obvykle tráví na cestách až 150 dní v roce, ale rok 2020 se ukazuje být mimo jakoukoli normu. COVID-19 se šíří od dveří ke dveřím, akciové trhy klesají a podniky ve všech sektorech jsou ohroženy.
"Auditování rozhodně není výjimkou. Většina našich partnerů, z oboru lesnictví, zemědělství a cestovníhu ruchu, pociťuje tento dopad. Naštěstí se virus nešíří na všech místech se stejnou intenzitou a zatímco některé země se uzavírají, jiné se již znovu otevírají,“ říká Peter Feilberg.
Specialisté NEPConu už více než deset let používají přístup založený na analýze míry rizika nelegálnosti nákupu dřeva z celého světa.
„Analyzujeme každou jednotlivou zemi a region a shromažďujeme údaje, jakými jsou oficiální nařízení, směrnice atd., což nám umožňuje co nejlepším možným způsobem poskytovat komplexní informace nakupujícím podnikům. Mapování měnících se nařízení kvůli šíření viru namísto legality těžby dřeva je pro nás sice něco nového, ale tuto metodu jsme s úspěchem přizpůsobili, “řekl Peter Feilberg.
Maják v moři nejistoty
Přístup, který vychází z vyhodnocení míry rizika umožňuje našim regionálním manažerům zjistit, které oblasti jsou přístupné auditorům a které nikoli.
Zatímco Čína nyní „mění barvu“ z oranžové („Vysoké riziko – audity částečně nebo zcela vedené na dálku“) směrem ke žluté („Střední riziko - audity na místě v organizaci se zvýšenými preventivními opatřeními“), Rusko se pohybuje opačným směrem a současná žlutá se může brzy změnit v oranžovou a červenou.
„Tento přístup nám dává ucelený obraz o vývoji situace, pomáhá nám rozhodovat, kdy a kde je možné vyslat naše auditory do terénu. Ale vzhledem k tomu, že se audity na místě stávájí v mnoha částech světa stále obtížnější provést, zavedli jsme audity na dálku, což se jeví jako velmi praktické,“ uvedl Peter Feilberg.
Audit na místě není vždy nezbytně nutný, protože velkou část práce auditorů tvoří kontrola papírových dokumentů – lesních hospodářských plánů, faktur a přepravních dokladů. Mnoho dokumentů je uloženo v databázích a lze k nim přistupovat vzdáleně. Pokud je však účelem auditu zkontrolovat také to, zda není využívána dětská práce nebo zda nedochází k jiným nezákonným činnostech v obhospodařování lesů nebo při pěstování plodin, návštěvy v terénu jsou samozřejmě nezbytné.
„Auditování na dálku je v situaci, jakou je tato rozhodně nápomocné a myslím si, že bychom se mohli v budoucnu naučit, jak jej více využívat, což by dokonce mohlo pomoci snížit naši uhlíkovou stopu. Kvalita je však nejvyšší prioritou a musíme proto posuzovat případ od případu, abychom měli jistotu, že se nezpronevěřujeme vůči standardu, “řekl Peter Feilberg.
V České republice a na Slovensku NEPCon již od poloviny března provádí audity zpracovatelského řetězce FSC jen na dálku, aby tak neohrozil zaměstnance svých zákazníků ani vlastní auditory. V maximální možné míře se při auditech používají různé konferenční hovory a řešení, která umožnují sdílet obrazovku, provést online rozhovor s personálem ve skladu, či výrobě, tak aby audit maximálně napodobil běžné audity. Zkušenosti z takových auditů jsou zatím velmi dobré. Audity jsou pro auditory významně náročnější na přípravu (důkladné pročtení veškeré dokumenace, vzorkování faktur a dodacích listů) a dohodu na průběhu auditu se zákazníkem (kdo se bude účastnit, jaké je rozdělení zodpovědností ve firmě, sled rozhovorů, místa rozhovorů, různá pracoviště), samotný průběh pak bývá jen o něco málo kratší než běžné audity.
Tam, kde audit společnosti v minulém roce skončil neshodami, které je možné uzavřít pouze přímým pozorováním, je nyní část auditu prováděna na dálku a auditor po rozvolnění opatření danou společnost navštíví osobně, aby uvěřil zda je možno neshody uzavřít. „To platí také pro všechny audity lesního hospodaření, kde provádíme na dálku rozhovory s odpovědnými pracovníky lesního majetku a necháme si poslat všechny možné dokumenty, které pak můžeme spolu s auditovanou společností v reálném čase procházet. Následně bude muset proběhnout terénní část auditu.“, říká Michal Rezek, ředitel místní pobočky NEPCon.
COVID19 krize: Jaké konkrétní kroky podniká NEPCon?
Naše politika auditování během COVID-19 krize
