A través de esta política aseguramos la imparcialidad, la transparencia y la independencia de todas nuestras actividades. Esto es fundamental para asegurar la integridad de Preferred by Nature en su toma de decisiones y para que las partes interesadas puedan confiar en la integridad de nuestras actividades.
Preferred by Nature es una organización sin fines de lucro que trabaja en más de 100 países del mundo para fomentar un mejor manejo del uso del suelo y prácticas empresariales que beneficien a las personas, la naturaleza y el clima. No diseñados, elaboramos, distribuimos o instalamos ninguno de los productos, procesos o servicios que certificamos.
El propósito de esta política es describir como Preferred by Nature asegura su independencia, imparcialidad y transparencia en todas sus actividades. Nuestro objetivo es el tomar decisiones sin sezgos y llegar a conclusiones objetivas. Preferred by Nature se esfuerza por evitar situaciones dónde se genere un riesgo de imparcialidad o en la cual un conflicto de interés se vuelva real. Un conflicto de interés ocurre cuando un individuo u organización tiene múltiples intereses, uno de los cuales pudiera corromper la motivación en una actividad. La estructura de Preferred by Nature y sus políticas han sido diseñadas para evitar cualquier conflicto de interés tanto a nivel individual como institucional.
Preferred by Nature tiene políticas adicionales relacionadas con la imparcialidad, tales como la Política Anticorrupción, la Política de Protección al Denunciante, Política de Donaciones y la Política de Fuentes Abiertas, las cuales se encuentran disponibles en nuestra página Web.
Preferred by Nature cuenta con una división de certificación (Aseguramiento) la cual brinda servicios de evaluación de conformidad, incluyendo servicios de certificación y verificación. La estructura de Preferred by Nature refleja este enfoque en sus principales actividades, incluyendo:
Aseguramiento: Los honorarios por servicios de certificación funcionan de acuerdo con las normativas de los estándares que son acreditados/reconocidos por terceras partes, Preferred by Nature OÜ, con sede en Estonia, se encarga de las actividades de certificación. Preferred by Nature OÜ es propiedad de Preferred by Nature F.M.B.A, una organización sin fines de lucro registrada en Copenhague, Dinamarca. En algunos casos, las entidades locales poseen sus propias acreditaciones, si así lo exigen las normas locales, por ejemplo, la Gestión Forestal PEFC en Rusia o la Norma Forestal Nacional (NMX) en México. Todas las decisiones sobre certificación se toman por el personal del programa de Aseguramiento.
Proyectos y Soluciones: Los honorarios de actividades de asistencia para clientes bajo el programa Marco para la Sostenibilidad el cual incluye evaluaciones de riesgo en cadenas de suministro y el facilitar la diligencia debida de acuerdo a las políticas y procedimientos de la empresa, así como la ejecución de proyectos financiados por donantes. Todas las actividades realizadas por nuestro programa Projects and Solutions (Proyectos y Soluciones) son administradas por Preferred by Nature F.M.B.A
Estrategia e Innovación: desarrollo de nuevas áreas de servicios y cursos de capacitación.
Preferred by Nature F.M.B.A. ha establecido organizaciones subsidiarias en diferentes países con el fin de brindar servicios de nómina al personal ubicado en esos países y brindan servicios locales. Estas entidades proporcionan servicios de facturación a los clientes basados en estos países, así como aseguran el cumplimiento de la normativa fiscal local.
La separación legal y financiera de las áreas de actividades en Preferred by Nature son continuamente monitoreadas para asegurar la imparcialidad.
1.2. Principios generales
Los siguientes principios son aplicables a toda la organización Preferred by Nature para asegurar imparcialidad y reducir los riesgos de conflictos de interés:
1.2.1 Identificamos, documentamos, analizamos y mitigamos los riesgos a la imparcialidad de manera continua.
1.2.2 Todos nuestros colaboradores, así como los miembros de la Junta Directiva y los miembros del Comité de Imparcialidad, firman al menos una vez al año, una declaración de conflicto de interés. Dichas declaraciones son analizadas y se toman las apropiadas medidas de mitigación de riesgo. Todas las partes tienen la responsabilidad de actualizar las declaraciones a medida que surjan nuevas situaciones que puedan plantear un conflicto de interés.
1.2.3 De forma regular, diferentes organismos de acreditación múltiples e independientes supervisan nuestra imparcialidad. También el Comité de Imparcialidad de Preferred by Nature supervisa nuestra imparcialidad, este Comité se reúne al menos una vez al año.
1.2.4 No brindamos servicios que preparen de forma directa a las organizaciones para obtener certificaciones de esquemas externos en los cuales Preferred by Nature esté acreditada como organismo de certificación. Los servicios de Preferred by Nature no relacionados con la certificación, no están destinados a ser utilizados por las operaciones certificadas, o quienes aplican a una, como prueba directa de conformidad con los estándares de certificación. A menos que sea permitido por los requerimientos del esquema de certificación, para certificaciones externas en las que Preferred by Nature es un organismo de certificación acreditado, Preferred by Nature no:
- Desarrolla procedimientos o sistemas de gestión de la empresa para cumplir con los requisitos de certificación;
- Ayuda a abordar las no conformidades emitidas con relación a las normas de certificación;
- Realiza auditorías internas que sean requeridas por la empresa como evidencia para la certificación;
- Realiza verificación de proveedores o subcontratistas que sea requerida por la empresa como evidencia para la certificación; y
- Realiza cursos de capacitación que proporcionen soluciones/instrucciones específicas para la empresa sobre los requisitos de certificación. Solamente impartimos capacitación sobre la información genérica que está a públicamente disponible para las empresas certificadas y los solicitantes de la certificación. No ofrecemos capacitaciones individuales con organizaciones certificadas por el FSC o para quienes están aplicando a la misma.
1.2.5 Nuestro sistema de gestión de riesgos identifica los servicios que podrían crear un conflicto de intereses con las actividades de certificación. Antes de comprometernos con un nuevo solicitante/cliente de certificación, realizamos una revisión para identificar si el cliente estuvo involucrado anteriormente en actividades no relacionadas con la certificación u otros servicios proporcionados por Preferred by Nature. Cuando se identifican casos así, se adoptan las medidas de mitigación de riesgos adecuadas, basadas en un análisis caso por caso para evaluar si puede existir un conflicto de interés. Si se identifica un conflicto de interés real, podemos recusarnos de brindar servicios de certificación, por un mínimo de 3 años.
1.2.6 Se reconoce que algunos proyectos implementados por Preferred by Nature son financiados con fondos públicos. Al mismo tiempo, ofrecemos servicios de aseguramiento y asesoría bajo un esquema de pago de honorarios. Sabiendo de la importancia de salvaguardar que los fondos públicos no sean utilizados de forma directa o indirecta para apoyar nuestros servicios por pago de honorarios, se implementan las siguientes medidas de mitigación para salvaguardar la imparcialidad de nuestro trabajo en proyectos:
a) Gestionamos nuestra base de datos interna y nuestros sistemas financieros para asegurarnos que las actividades comerciales estén separadas del trabajo de los proyectos financiados con fondos públicos.
b) Operamos bajo los principios de Fuentes Abiertas (Open Source) en términos de compartir públicamente nuestros conocimientos y sistemas. Esto significa que todas las herramientas y publicaciones que desarrollamos se publicarán en línea de forma gratuita y estarán disponibles para cualquier parte interesada. Siempre que sea posible también tratamos de publicar los resultados de proyectos. Preferred by Nature publica en su sitio web la lista de proyectos en los que participamos para garantizar la transparencia y permitir a las partes interesadas supervisar la imparcialidad de nuestro trabajo en proyectos.
c) Operamos como una organización sin fines de lucro y con una misión. Esto significa que los servicios comerciales para las organizaciones y empresas privadas se prestan de acuerdo con estos principios. Desde el punto de vista financiero, cualquier excedente de ingresos generado por las actividades de pago por servicios se canalizará hacia las actividades destinadas a cumplir nuestra visión y misión.
1.2.7 Preferred by Nature ha desarrollado un Sistema de Diligencia Debida (DDS, por sus siglas en inglés) basado en los requisitos del Reglamento de la Madera de la Unión Europea (EUTR). Este sistema, que ha sido reconocido por la Comisión Europea, constituye la base del programa LegalSource™ que incluye múltiples servicios de apoyo a la legalidad. LegalSource se proporciona a los operadores de la UE para apoyar su cumplimiento con el EUTR, siguiendo los requisitos del reglamento. De acuerdo con la interpretación del FSC, Preferred by Nature puede prestar estos servicios de apoyo de EUTR a los Operadores de la UE certificados por el FSC, incluyendo el desarrollo de sistemas y la capacitación, sin considerarlo como un conflicto de interés.
1.2.8 Si bien podemos recomendar organizaciones de consultoría para apoyar a un cliente de certificación, no declaramos ni insinuamos que la certificación sería más sencilla, fácil, rápida o menos costosa si se utiliza una organización de consultoría específica:
a) No tendremos ningún acuerdo ni participaremos en ningún arreglo financiero o contractual con una organización de consultoría o empresa consultora ("consultores") en el que: (a) remuneremos al consultor si éste recomienda a un cliente a Preferred by Nature; o (b) a la inversa, el consultor nos pague por recomendar un consultor a un cliente.
b) Ningún consultor actuará como nuestro agente de ventas.
1.2.9 Brindamos algunos formatos genéricos que se ponen a disposición pública para cualquiera, por ejemplo, los procedimientos genéricos de Cadena de Custodia, calendarización de un grupo de productos, etc. De acuerdo con nuestra política de Fuentes Abiertas, estos formatos están publicamente disponibles en nuestro sitio Web y pueden ser utilizados de forma voluntaria por cualquier empresa. Los formatos no brindan soluciones específicas a empresas e incluyen el descargo de responsabilidad que los mismos no garantizan el cumplimiento con los requerimientos de certificación y que el cumplimiento es exclusivamente responsabilidad del cliente.
1.2.10 A nivel individual, nuestro principal objetivo es asegurar que cualquier persona que realice tareas relacionadas con nuestros servicios de aseguramiento esté libre de conflictos de interés y pueda realizar tareas de forma objetiva e imparcial.
1.2.11 No se pueden asignar a los auditores, a los encargados de la toma de decisiones de certificación y al personal de solución de controversias, tareas pertinentes relacionadas con el cliente, si éstos han trabajado con este o si le han prestado servicios de consultoría en los últimos tres años. Independientemente del período de tiempo, todas las relaciones pasadas se evaluarán caso por caso y, aunque hayan pasado tres años, es posible que no se le asignen esas tareas a la persona si sigue existiendo la posibilidad de que haya un conflicto de interés.
Esta política fue aprobada por Peter Feilberg, Director Ejecutivo de Preferred by Nature, el 28 de junio, 2022