Poprzez Politykę Bezstronności dążymy do zapewnienia bezstronności, transparentności i niezależności we wszystkich naszych działaniach. Ma to kluczowe znaczenie dla ochrony integralności procesów decyzyjnych Preferred by Nature, tak aby strony trzecie mogły mieć zaufanie do integralności naszych działań.
Preferred by Nature to organizacja kierowana misją. Naszą misją jest wspieranie lepszego gospodarowania gruntami i praktyk biznesowych korzystnych dla ludzi, przyrody i klimatu. Nie zajmujemy się projektowaniem, produkcją, dystrybucją ani instalacją produktów, procesów czy usług, które certyfikujemy.
Celem niniejszej polityki jest przedstawienie, w jaki sposób Preferred by Nature zapewnia niezależność, bezstronność i transparentność we wszystkich swoich działaniach. Naszym celem jest dokonywanie bezstronnych ustaleń i podejmowanie sprawiedliwych decyzji. Preferred by Nature stara się unikać sytuacji, w których pojawia się ryzyko bezstronności lub potencjalny konflikt interesów staje się faktem. Konflikt interesów powstaje wtedy, gdy osoba lub organizacja ma wiele interesów, z których jeden może wpływać na motywację do danego działania. Struktury i polityki Preferred by Nature zostały opracowane w celu ograniczenia potencjalnych lub uniknięcia faktycznych konfliktów interesów, zarówno na poziomie indywidualnym, jak i organizacyjnym.
Preferred by Nature posiada dodatkowe polityki związane z zarządzaniem bezstronnością, takie jak Polityka Antykorupcyjna, Polityka Informacyjna, Polityka Darowizn oraz Polityka Open Source (Dostępnych Źródeł), które są dostępne na naszej stronie internetowej.
1.1 Nasza struktura
Preferred by Nature posiada oddział certyfikacyjny (Assurance) świadczący usługi oceny zgodności, w tym certyfikację i weryfikację. Struktura Preferred by Nature odzwierciedla główne typy naszych działań, a mianowicie:
- Assurance: odpłatne usługi certyfikacyjne zgodnie z normatywnymi standardami akredytowanymi/uznawanymi przez strony trzecie; Preferred by Nature OÜ z siedzibą w Estonii jest odpowiedzialny za działalność certyfikacyjną Preferred by Nature. Preferred by Nature OÜ jest w całości własnością Preferred by Nature F.M.B.A., organizacji non-profit zarejestrowanej w Kopenhadze w Danii. W kilku przypadkach lokalne podmioty posiadają własne akredytacje, jeśli wymagają tego lokalne przepisy (np. Gospodarka Leśna PEFC w Rosji lub Krajowy Standard Leśny NMX w Meksyku). Wszystkie decyzje certyfikacyjne podejmowane są przez zespół Assurance.
- Projekty i Rozwiązania: odpłatne usługi doradcze dla klientów w ramach Sustainability Framework (Ramowego Programu Zrównoważonego Rozwoju), w tym ocena ryzyka łańcucha dostaw i ułatwienie należytej staranności zgodnie z polityką i procedurami firmy; oraz realizacja projektów finansowanych przez darczyńców. Działem Projekty i Rozwiązania zarządza Preferred by Nature F.M.B.A.
- Strategia i Innowacje: rozwój nowych usług i administrowanie szkoleniami otwartymi.
Preferred by Nature F.M.B.A. utworzył organizacje zależne w różnych krajach w celu świadczenia usług kadrowo-płacowych pracownikom świadczącym usługi lokalne. Podmioty te świadczą usługi fakturowania dla klientów z tych krajów, a także zapewniają zgodność z lokalnymi przepisami podatkowymi.
Prawny i finansowy rozdział obszarów działalności w Preferred by Nature jest stale monitorowany w celu zapewnienia bezstronności.
1.2 Zasady ogólne
Poniższe zasady mają zastosowanie do całej organizacji Preferred by Nature w celu zapewnienia bezstronności i zmniejszenia ryzyka konfliktu interesów:
1.2.1 Na bieżąco identyfikujemy, dokumentujemy, analizujemy i ograniczamy ryzyka bezstronności.
1.2.2 Wszyscy nasi pracownicy, a także członkowie Zarządu i Komitetu ds. Bezstronności podpisują oświadczenie dotyczące konfliktu interesów i ujawniają wszelkie rzeczywiste lub potencjalne konflikty interesów przynajmniej raz w roku. Takie ujawnienia są następnie analizowane i podejmowane są odpowiednie środki ograniczające ryzyko. Zgodnie z podpisanymi umowami dotyczącymi konfliktu interesów wszystkie strony mają obowiązek aktualizowania deklaracji w przypadku pojawienia się nowych sytuacji, które mogą stanowić konflikt interesów.
1.2.3 Zewnętrzny nadzór nad naszą bezstronnością jest okresowo zapewniany przez wiele niezależnych zewnętrznych jednostek akredytujących. Ponadto nadzór nad naszą bezstronnością sprawuje Komitet ds. Bezstronności Preferred by Nature, który spotyka się co najmniej raz w roku.
1.2.4 Nie oferujemy usług, które bezpośrednio przygotowują organizacje do uzyskania certyfikatu programów zewnętrznych, w których Preferred by Nature jest akredytowane jako jednostka certyfikująca. Usługi niecertyfikacyjne Preferred by Nature nie są przeznaczone dla certyfikowanych podmiotów lub wnioskodawców jako bezpośredni dowód zgodności z normami certyfikacji. O ile nie zezwalają na to wymagania systemu certyfikacji, w przypadku zewnętrznych systemów certyfikacji, w których Preferred by Nature jest akredytowaną jednostką certyfikującą:
- nie opracowujemy firmowych procedur lub systemów zarządzania mających na celu spełnienie wymagań certyfikacyjnych;
- nie udzielamy pomocy w usuwaniu stwierdzonych niezgodności wobec standardów certyfikacyjnych;
- nie przeprowadzamy audytów wewnętrznych, które są wymagane wobec firmy jako warunek certyfikacji;
- nie przeprowadzamy weryfikacji dostawców lub podwykonawców, która jest wymagana wobec firmy jako warunek certyfikacji;
- nie prowadzamy szkoleń, które dostarczają specyficznych dla danej firmy rozwiązań/instrukcji dotyczących wymagań certyfikacyjnych. Szkolimy jedynie w zakresie ogólnych informacji, dostępnych publicznie dla certyfikowanych firm i wnioskodawców ubiegających się o certyfikację. Nie oferujemy indywidualnych szkoleń FSC dla organizacji posiadających lub zainteresowanych certyfikatem FSC.
1.2.5 Nasz system zarządzania ryzykiem identyfikuje usługi, które mogą powodować konflikt interesów z działalnością certyfikacyjną. Przed nawiązaniem współpracy z nowym klientem zainteresowanym certyfikacją przeprowadzamy analizę w celu ustalenia, czy klient był wcześniej zaangażowany w działania niezwiązane z certyfikacją lub inne usługi świadczone przez Preferred by Nature. Gdy takie przypadki zostaną zidentyfikowane, podejmowane są odpowiednie środki ograniczające ryzyko, oparte na analizie każdego przypadku z osobna, aby ocenić, czy może zaistnieć konflikt interesów. W przypadku stwierdzenia faktycznego konfliktu interesów możemy zrezygnować ze świadczenia usług certyfikacyjnych przez co najmniej 3 lata.
1.2.6 Uznaje się, że niektóre projekty realizowane w ramach Preferred by Nature są finansowane ze źródeł publicznych. Jednocześnie oferujemy płatne usługi doradcze i z zakresu assurance. Zabezpieczenie przed wykorzystaniem funduszy publicznych bezpośrednio lub pośrednio do wspierania naszej działalności związanej z płatnymi usługami jest niezwykle ważne. Wdrażane są następujące środki zabezpieczające, mające na celu zapewnienie bezstronność naszych prac projektowych:
a) Zarządzamy naszą wewnętrzną bazą danych i systemami finansowymi w celu zapewnienia, że działalność komercyjna jest oddzielona od prac projektowych finansowanych ze środków publicznych.
b) Działamy w oparciu o zasady Open Source w zakresie publicznego udostępniania naszej wiedzy i systemów. Oznacza to, że wszystkie narzędzia i publikacje, które opracowujemy, będą bezpłatnie publikowane w Internecie i będą dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron trzecich. Tam, gdzie to możliwe, staramy się również publikować rezultaty projektów. Preferred by Nature publikuje na swojej stronie internetowej listę projektów, w które jesteśmy zaangażowani, aby zapewnić transparentność i umożliwić stronom trzecim nadzór nad bezstronnością naszych prac projektowych.
c) Działamy jako organizacja non-profit kierowana misją. Oznacza to, że usługi komercyjne dla organizacji prywatnych i firm są świadczone zgodnie z tymi zasadami. Z finansowego punktu widzenia wszelkie nadwyżki przychodów generowane z tytułu odpłatnych usług zostaną skierowane z powrotem na działania mające na celu realizację naszej wizji i misji.
1.2.7 Organizacja Preferred by Nature opracowała system zasad należytej staranności (ang. due diligence system DDS) w oparciu o wymogi Rozporządzenia UE w sprawie drewna (EUTR). System ten, zatwierdzony przez Komisję Europejską, stanowi podstawę programu LegalSource™ Preferred by Nature, który obejmuje wiele usług wspierających z zakresu legalności pochodzenia surowców. Program LegalSource jest dostarczany operatorom z UE w celu wspierania ich zgodności z EUTR zgodnie z wymogami rozporządzenia. Zgodnie z interpretacją FSC Preferred by Nature może świadczyć wspomniane usługi wspierania zgodności z EUTR operatorom z UE posiadającym certyfikat FSC, włącznie z opracowaniem systemu i przeprowadzaniem szkoleń, co nie zostanie uznane za konflikt interesów.
1.2.8 Mimo, że możemy polecić klientom skorzystanie z usług firm konsultingowych, nie stwierdzamy ani nie sugerujemy, że wybór określonej organizacji konsultingowej uczyni proces certyfikacji prostszym, szybszym lub tańszym:
a) Nie zawieramy żadnych umów, ani nie angażujemy się w ustalenia finansowe lub umowne z żadną organizacją lub firmą konsultingową („konsultantami”), w ramach których (a) wynagradzamy konsultanta za polecenie Preferred by Nature klientowi; lub (b) odwrotnie, to konsultant wynagradza nas za polecenie go klientowi;
b) Nie zatrudniamy żadnych konsultantów do pełnienia funkcji naszych agentów sprzedaży.
1.2.9 Udostępniamy kilka ogólnych szablonów dostępnych publicznie dla każdego; takich jak na przykład ogólne procedury Kontroli Pochodzenia Produktu, zestawienie grup produktowych itp. Zgodnie z naszą Polityką Open Source, szablony te są publicznie dostępne na naszej stronie internetowej i mogą być dobrowolnie używane przez każdą firmę. Szablony nie zawierają rozwiązań specyficznych dla danej firmy i zawierają zastrzeżenie, że nie gwarantują one zgodności z wymogami certyfikacji, a wyłączną odpowiedzialność za zgodność ponosi klient.
1.2.10 Na poziomie indywidualnym naszym głównym celem jest zapewnienie, aby każda osoba wykonująca zadania związane z naszymi usługami assurance była wolna od konfliktu interesów i mogła wykonywać zadania w sposób obiektywny i bezstronny.
1.2.11 Audytorom, osobom decyzyjnym w sprawach certyfikacji i pracownikom zajmującym się rozstrzyganiem sporów nie można przydzielać zadań dotyczących danego klienta, jeśli współpracowali lub doradzali klientowi w ciągu ostatnich trzech lat. Niezależnie od okresu, wszystkie wcześniejsze relacje będą oceniane indywidualnie dla każdego przypadku i - nawet jeśli minęły trzy lata - dana osoba może nie zostać przydzielona do tych zadań, jeśli nadal zachodzi potencjalny konflikt interesów.
Niniejsza polityka została zatwierdzona przez Petera Feilberga, Dyrektora Wykonawczego Preferred by Nature, 28 czerwca 2022 r.