Ar neitralitātes politiku mēs cenšamies nodrošināt objektivitāti, pārredzamību un neatkarību visās mūsu darbībās. Tas ir būtiski, lai nodrošinātu Preferred by Nature lēmumu pieņemšanas integritāti, lai ieinteresētās personas varētu paļauties uz mūsu darbību godīgumu.
Preferred by Nature ir misijas virzīta organizācija. Mūsu misija ir atbalstīt labāku zemes pārvaldību un uzņēmējdarbības praksi, kas nāk par labu cilvēkiem, dabai un klimatam. Mēs neplānojam ražot vai izplatīt tos produktus vai pakalpojumus, kurus mēs sertificējam.
Šīs politikas mērķis ir aprakstīt kā Preferred by Nature nodrošina visu savu darbību neatkarību, objektivitāti un pārredzamību. Mūsu mērķis ir pieņemt objektīvus secinājumus un taisnīgus lēmumus. Preferred by Nature cenšas izvairīties no situācijām, kad rodas risks objektivitātei vai potenciālais interešu konflikts kļūst reāls. Interešu konflikts rodas, ja indivīdam vai organizācijai ir dažādas intereses, no kurām viena var atstāt negatīvu rezultātu attiecībā uz motivāciju dotajam darbam. Preferred by Nature struktūra un politika ir izstrādāta tā, lai mazinātu potenciālos vai izvairītos no reāliem interešu konfliktiem gad indivīdu, gan organizāciju līmenī.
Preferred by Nature ir izstrādātas arī papildus politikas, kuras ir attiecināmas uz neiralitātes vadību, kā, piem., Pretkorupcijas politika, Signāla sniegšanas politika neatbilstošas darbības gadījumiem, Ziedojumu politika un Pieejamo resursu politika - visas ir pieejamas mūsu tīmekļa vietnē.
1.1 Mūsu struktūra
Preferred by Nature darbojas sertifikācijas nozarē (Assurance), sniedzot atbilstības novērtēšanas pakalpojumus, tai skaitā sertifikāciju un verifikāciju. Preferred by Nature struktūra atspoguļo tās fokusu uz galvenajiem darbības veidiem, proti:
- Nodrošinājums: maksa par pakalpojumu sertifikācijas darbs atbilstoši normatīvajiem standartiem, kurus ir akreditējušas un atzinušas tresās puses; Preferred by Nature OÜ, kura atrodas Igaunijā ir atbildīgs par Preferred by Nature sertifikācijas darbībām. Preferred by Nature OÜ pilnībā pieder Preferred by Nature F.M.B.A., Kopenhāgenā (Dānijā) reģistrētai bezpeļņas organizācijai. Dažos gadījumos vietējām struktūrvienībām ir savas akreditācijas, ja to prasa vietējā likumdošana (piem., PEFC mežu apsaimniekošana Krievijā vai nacionālais mežsaimniecības standarts (NMX) Meksikā). Visus sertifikācijas lēmumus pieņem Nodrošinājuma nodaļas darbinieki.
- Projekti un Risinājumi: maksa par pakalpojumu konsultāciju sniegšana saskaņā ar Sustainability Framework programmu, tai skaitā piegādes ķēdes riska novērtējums un likumības pārvalde saskaņā ar organizācijas politiku un procedūrām; ar ziedojumiem finansētu projektu īstenošana. Projektu un Risinājumu nodaļas darbības ir Preferred by Nature F.M.B.A pārvaldībā.
- Stratēģija un Inovācijas: jaunu pakalpojumu attīstīšana un apmācību kursu administrēšana.
Preferred by Nature F.M.B.A. ir izveidojis meitas uzņēmumus dažādās valstīs ar mērķi nodrošināt ar darba iespējām attiecīgās valsts iedzīvotājus un sniegt pieejamas pakalpojuma iespējas atttiecīgājā valstī. Šīs struktūrvienības izraksta rēķinus par pakalpojumu atbilstoši valsts nodokļu sistēmai.
Lai nodrošinātu objektivitāti, nepārtraukti tiek uzraudzīta organizācijas juridiskās un finansiālās darbības nošķiršana.
1.2 Vispārīgie principi
Sekojošie principi ir piemērojami visai Preferred by Nature organizācijai, lai pārliecinātos par tās neitralitāti un samazinātu interešu konfliktu iespējamību:
1.2.1 Mēs pastāvīgi identificējam, dokumentējam, analizējam un mazinam neitralitātes riskus.
1.2.2 Visi mūsu darbinieki, tāpat kā organizācijas valdes locekļi un neitralitātes Komitejas biedri, paraksta interešu konfliktu deklarāciju un vismaz reizi gadā atklāj potenciālus vai aktuālus interešu konfliktus. Pēc tam šī informācija tiek analizēta un tiek veikti atbilstoši riska mazināšanas pasākumi. Saskaņā ar parakstītajiem interešu konfliktu līgumiem, visas puses ir atbildīgas par to, ka tiek atjaunotas to deklarācijas situācijās, kad rodas interešu konflikts.
1.2.3 Mūsu objektivitātes ārējo uzraudzību nodrošina periodiskas vairāku neatkarīgu trešo pušu akreditācijas struktūru pārbaudes. Turklāt mūsu objektivitāti nodrošina Preferred by Nature Neitralitātes komiteja, kura tiekas vismaz reizi gadā.
1.2.4 Mēs nesniedzam pakalpojumus, kuri tiešā veidā sagatavo organizāciju ārējās shēmas sertifikācijai, ja Preferred by Nature ir akreditēts kā sertifikācijas sniedzējs (sertifikācijas institūcija). Preferred by Nature nesertifikācijas pakalpojumi nav paredzēti, lai tos izmantotu sertificētām darbībām vai pretendentiem kā tiešu pierādījumu, standarta prasību atbilsībai. Attiecībā uz ārējām sertifikācijas shēmām, kur Preferred by Nature ir akreditēta sertifikācijas institūcija, mēs:
- neizstrādājam Organizācijām procedūras vai pārvaldības sistēmas, lai tās atbilstu standarta prasībām;
- nepalīdzam novērst neatbilstības, kuras izvirzītas attiecībā pret standartu;
- neveicam iekšējos auditus, kuri tiek pieprasīti uzņēmumam kā daļa no pierādījumiem sertifikācijai;
- neveicam novērtējumu piegādātājiem vai apakšuzņēmējiem, kurš tiek pieprasīts uzņēmumam kā daļa no pierādījumiem sertifikācijai;
- neveicam apmācības, kas nodrošina uzņēmumam specifiskus risinājumus/instrukcijas par sertifikācijas prasībām. Mēs sniedzam vienīgi vispārēju informāciju, kura ir publiski pieejama sertificētiem uzņēmumiem un sertifikācijas pretendentiem. Mēs nepiedāvājam individuālas FSC apmācības FSC sertificētām organizācijām vai sertifikācijas pretendentiem.
1.2.5 Mūsu riska pārvaldības sistēma identificē pakalpojumus, kuri var radīt interešu konfliktus sniegtā sertifikācijas pakalpojuma gadījumā. Pirms mēs vienojamies ar potenciālo sertifikācijas klientu, mēs pārliecinamies vai klients iepriekš nav bijis iesaistīts ar sertifikāciju nesaistītās darbības vai jebkādās citās darbībās ar Preferred by Nature. Ja šāds gadījums tiek konstatēts, tiek veikti atbilstoši riska mazināšanas pasākumi, pamatojoties uz analīzi katram gadījumam atsevišķi, tiek izvērtēts vai interešu konflikts pastāv. Ja tiek identificēts reāls interešu konflikts, mēs varam pieņemt lēmumu sertifikācijas pakalpojumu nesniegt nākamos trīs gadus.
1.2.6 Nav noslēpums, ka daži no Preferred by Nature projektiem tiek finansēti no publiskiem avotiem. Tajā pašā laikā mēs piedāvājam uz maksu balstītus nodrošinājuma un konsultācijas pakalpojumus. Tiek uzskatīts, ka ir svarīgi nodrošināt, ka valsts līdzekļi netiek izmantoti, lai mēs tiešā vai netiešā veidā atbalstītu mūsu uz maksu balstītu pakalpojumu darbības. Sekojoši riska mazināšanas pasākumi tiek izmantoti, lai nodrošinātu mūsu projektu darbu objektivitāti:
a) Mēs parvaldām savu iekšējo datu bāzi un finansu sistēmu, lai pārliecinātos, ka komercdarbības tiek nodalītas no finansēta projekta darbības. .
b) Mēs darbojamies pēc Pieejamo resursu principa, kad publiski dalamies ar mūsu zināšanām un sistēmām. Tas nozīmē, ka visi darba rīki un publikācijas, kuras mēs izstrādājam, tiek publiskotas bez maksas un ir pieejamas jebkurai ieinteresētajai pusei. Ja vien ir iespējams, mēs vienmēr mēģinam publicēt arī projektu rezultātus. Preferred by Nature savā tīmekļa vietnē ir publicējis projektu sarakstu, kuros mēs esam iesaistīti, lai nodrošinātu caurredzamību un ieinteresētajām pusēm iespēju uzraudzīt mūsu projekta darba objektivitāti.
c) Mēs darbojamies kā bezpeļņas un misijas vadīta organizācijas. Tas nozīmē to, ka komercdarbības pakalpojumi privātām organizācijām un uzņēmumiem tiek nodrošināti atbilstoši šiem principiem. Raugoties no finansiālajām perspektīvām, visi ieņēmumu pārpalikumi, kuri rodas no maksas par sniegto pakalpojumu, tiek novirzīti uz tām darbībām, kuras nodrošina mūsu mērķa un vīzijas izpildi.
1.2.7 Preferred by Nature ir izstrādājis Likumības pārvaldes sistēmu (LPS) balstoties uz Eiropas savienības Kokmateriālu Regulu (EUTR). Šī sistēma, kura ir Eiropas Komisijas atzīta, ir Preferred by Nature programmas LegalSource™ pamats, kas ietver vairākus likumības atbalsta pakalpojumus. LegalSource tiek nodrošināts ES tirgus dalībniekiem, lai atbalstītu to atbilstību ES Kokmateriālu Regulas prasībām. Saskaņā ar FSC interpretācijām, Preferred by Nature drīkst sniegt šos ES Kokmateriālu Regulas atbalsta pakalpojumus FSC sertificētiem ES tirgus dalībniekiem, tostarp sistēmu izstrādi un apmācības, neuzskatot to par interešu konfliktu.
1.2.8 Lai gan mēs drīkstam rekomendēt Organizāciju, kura sniedz konsultāciju, lai atbalstītu klientu sertifikācijas iegūšanā, mēs nenorādām un neliekam nojaust, ka konkrētā konsultanta izvēle atvieglos sertifikācijas iegūšanu, ka process būs ātrāks vai lētāks:
a) Mums nav noslēgti līgumi un mēs neesam iesaistīti nekādā finansiālā labuma gūšanā ar konsultācijas sniedzošu uzņēmumu vai organizāciju ("konsultans"), kas noteiktu, ka (a) mēs atalgojam konsultantu, ja viņs iesaka uzņēmumam izvēlēties Preferred by Nature kā savu sertifikācijas institūciju, vai (b) otrādi, konsultants maksā mums, lai mēs ieteiktu uzņēmuma viņu;
b) Mēs nesadarbojamies ne ar vienu konsultantu, kurš darbojas kā mūsu tirdzniecības aģents.
1.2.9 Mēs esam sagatavojuši un piedāvājam dažus vispārīgus paraugus, kuri ir publiski pieejami ikvienam; piem., vispārīgās Piegādes ķēdes procedūras, produkciju grupu saraksts utt. Saskaņā ar mūsu Pieejamo resursu politiku, šie paraugi ir publiski pieejami mūsu tīmekļa vietnē un pēc brīvprātības principa var tikt izmantoti. Paraugu veidlapas nav sagatavotas kādai specifiskai organizācijai un ietver sevī atrunu, ka veidlapas negarantē atbilstību sertifikācijas prasībām un, ka par atbilstības nodrošināšanu atbildīgs ir pats klients.
1.2.10 Individuālā līmenī mūsu mērķis ir nodrošināt, lai jebkura persona, kura veic uzdevumus, kuri saistīti ar mūsu nodrošinājuma pakalpojumiem ir brīva no interešu konfliktiem un var veikt savu darbu objektīvi un neitrālā manierē.
1.2.11 Auditori, sertifikācijas lēmuma pieņēmēji un strīdu risināšanas personāls nevar veikt uz konkrēto klientu uzdotos darbus, ja iepriekšējo trīs gadu laikā ir pie klienta strādājis vai sniedzis viņam konsultācijas. Neatkarīgi no laika perioda, visas pagātnes attiecības tiks izvērtētas atsevišķi katrā gadījumā - pat, ja būs pagājuši 3 gadi - persona var netikt pielaista darba veikšanai, jo joprojam pastāv interešu konflikts.
Šo politiku ir apstiprinājis Peter Feilberg, Preferred by Nature izpilddirektors 2022. gada 28. jūnijā.