Prin Politica de Impartialitate, ne propunem sa asiguram impartialitate, transparenta si independenta pentru toate activitatile noastre. Acest lucru este esential pentru protejarea integritatii procesului decizional al Preferred by Nature OÜ-ului, astfel incat factorii interesati sa poata avea incredere in integritatea activitatilor noastre.
Preferred by Nature este o organizatie axata pe misiune. Misiunea noastra este de a oferi suport pentru un management al terenurilor mai bun si practici de afaceri care aduc beneficii oamenilor, naturii si climei. Nu proiectam, nu fabricam, nu distribuim si nu instalam nici un produs, proces sau serviciu pe care il certificam.
Rolul acestei politici este de a descrie modul in care Preferred by Nature asigura independenta, impartialitatea si transparenta in toate activitatiile sale. Obiectivul nostru este de a face constatari impartiale si de a lua decizii corecte. Preferred by Nature se straduieste sa evite situatiile in care poate aparea un risc pentru impartialitate sau in care un potential conflict de interese devine real. Un conflict de interese apare atunci cand o persoana sau o organizatie are mai multe interese, dintre care unul ar putea, eventual, sa corupa motivatia intr-o anumita activitate. Structura si politicile Preferred by Nature au fost concepute pentru a atenua potentialele conflicte de interes sau pentru a evita conflictele de interes reale, atat la nivel individual cat si la nivel organizational.
Preferred by Nature are politici suplimentare legate de gestionarea impartialitatii, cum ar fi Politica anticoruptie, Politica de denuntare a neregulilor, Politica privind donatiile si Politica Open Source, care sunt disponibile pe site-ul nostru.
1.1. Structura noastra
Preferred by Nature detine o filiala de certificare (Assurance) care ofera servicii de evaluare a conformitatii, inclusiv certificare si verificare. Structura Preferred by Nature reflecta acest lucru, concentrandu-se pe activitatiile principale, si anume:
- Certificarea: activitati de certificare contra cost in conformitate cu standardele normative acreditate/recunoscute de parti terte; Preferred by Nature OÜ, cu sediul in Estonia, se ocupa de activitatiile de certificare ale Preferred by Nature. Preferred by Nature OÜ este detinuta in totalitate de Preferred by Nature F.M.B.A., o organizatie non-profit inregistrata la Copenhaga, Danemarca. In cateva cazuri, entitatile locale detin propriile acreditari, daca acest lucru este impus de normele locale (de exemplu gestionarea padurilor PEFC in Rusia sau standardul national de silvicultura NMX in Mexic). Toate deciziile sunt luate de catre personalul de certificare.
- Proiecte si Solutii: activitati de consultanta pentru clienti in cadrul programului Sustainability Framework includ evaluarea riscurilor legate de lantul de aprovizionare si facilitarea procedurilor de due diligence in conformitate cu politicile si procedurile companiei; si implementarea proiectelor finantate de donatori. Activitatiile din cadrul Proiecte si Solutii sunt gestionate de Preferred by Nature FMBA.
- Strategie si Inovare: dezvoltarea de noi domenii de servicii si administrarea cursurilor de instruire deschise.
Preferred by Nature F.M.B.A. a infiintat organizatii subsidiare in diferite tari cu scopul de a furniza servicii de salarizare personalului din aceste tari care furnizeaza servicii locale. Aceste entitati furnizeaza, de asemenea, servicii de facturare pentru clientii cu sediul in aceste tari, si asigura conformitatea cu reglementarile fiscale locale.
Separarea juridica si financiara a domeniilor de activitate in cadrul Preferred by Nature este monitorizata in permanenta pentru a asigura impartialitatea.
1.2. Principii generale
Urmatoarele principii se aplica intregii organizatii Preferred by Nature pentru a asigura impartialitatea si a reduce riscurile conflictelor de interese:
- 1.2.1. Identificam, documentam, analizam si reducem in permanenta riscurile la adresa impartialitatii
1.2.2. Toti angajatii nostri, precum si membrii Consiliului de Administratie si membrii Comitetului de Impartialitate semneaza o declaratie de conflict de interese si dezvaluie orice conflict de interese real sau potential cel putin o data pe an. Acestea sunt apoi analizate si se iau masuri adecvate de atenuare a riscurilor. In conformitate cu acordurile semnate privind conflictul de interese, toate partile au responsabilitatea de a actualiza declaratiile pe masura ce apar noi situatii care pot reprezenta un conflict de interese.
1.2.3. Supravegherea externa a impartialitatii este asigurata periodic de catre mai multe organisme de acreditare independente si terte parti. In plus, supravegherea impartialitatii noastre este asigurata de Comitetul de impartialitate Preferred by Nature, care se intruneste cel putin o data pe an.
1.2.4. Nu oferim servicii care pregatesc in mod direct organizatiile pentru obtinerea certificarii in cadrul schemelor externe in care Preferred by Nature este acreditat ca organism de certificare. Serviciile non-certificare oferite de Preferred by Nature nu sunt destinate a fi utilizate de catre operatiunile sau solicitantii certificati ca dovada directa a conformarii cu standardele de certificare. Cu exceptia cazului in care este permis de cerintele schemei de certificare, pentru schemele de certificare externe in care Preferred by Nature este organism de certificare acreditat, noi nu vom:
- elabora proceduri sau sistemele de management a companiei pentru a indeplini cerintele de certificare;
- contribui la solutionarea neconformitatilor emise in raport cu standardele de certificare;
- efectua audituri interne care sunt cerute de companie ca dovada pentru certificare si
- organiza cursuri de instruire care ofera solutii / instructiuni specifice companiei cu privire la cerintele de certificare si
- oferim cursuri de instruire doar pe baza informatiilor generice care sunt disponibile in mod public pentru companiile certificate si solicitanti de certificare. Nu oferim training-uri individuale cu organizatii sau solicitanti certificati FSC.
1.2.5. Sistemul nostru de management a riscurilor identifica serviciile care ar putea crea un conflict de interese cu activitatile de certificare. Inainte de a incepe colaborarea cu un nou solicitant/client privind certificarea, efectual o analiza pentru a identifica daca clientul a fost implicat anterior in activitati non-certificare sau in alte servicii furnizate de Preferred by Nature. Atunci cand sunt identificate astfel de cazuri, se iau masuri adecvate de reducere a riscurilor, pe baza unei analize caz pentru a evalua daca poate exista un conflict de interese. In cazul in care se identifica un conflict de interese real, ne putem recuniuza de la furnizarea de servicii de certificare, pentru o perioada minima de 3 ani.
1.2.6. Este recunoscut faptul ca unele proiecte implementate de Preferred by Nature sunt finantate din surse publice. In acelasi timp, oferim servicii de asigurare si de consultanta pe baza de taxe. Se considera ca este important sa se garanteze ca fondurile publice nu vor fi utilizate direct sau indirect pentru a sustine activitatile noastre de servicii contra cost.
Urmatoarele masuri de atenuare sunt puse in aplicare pentru a proteja impartialitatea activitatii noastre de proiect:
- gestionam baza de date interna si sistemele financiare pentru a ne asigura ca activitatile comerciale sunt separate de activitatea de proiecte finantata din fonduri publice
- functionam in conformitate cu principiile Open Source in ceea ce priveste distribuirea publica a cunostiintelor si sistemelor noastre. Acest lucru inseamna ca toate instrumentele si publicatiile pe care le dezvoltam vor fi postate online gratuit si sunt disponibile pentru toate partile interesate. Ori de cate ori este posibil, incercam, de asemenea, sa publicam rezultatele proiectelor. Preferred by Nature publica pe website-ul nostru lista proiectelor in care suntem implicati, pentru a ne asigura transparenta si pentru a permite partilor interesate sa supravegheze impartialitatea activitatii noastre de proiect.
- functionam ca o organizatie non-profit si orientata spre atingerea misiunii. Aceasta inseamna ca serviciile comerciale private sunt furnizate in conformitate cu aceste principii. Din punct de vedere financiar, orice surplus de venit generat de activitatiile de tip taxa pe serviciu va fi directionat inapoi in activitatiile care vizeaza indeplinirea viziunii si misiunii noastre.
1.2.7. Preferred by Nature a dezvoltat un sistem due dilligence (DDS) bazat pe cerintele Regulamentului UE privind legalitatea lemnului (EUTR). Acest sistem, care a fost recunoscut de Comisia Europeana, constituie baza programului LegalSource™ al Preferred by Nature, care include multiple servicii de sprijin pentru legalitate. LegalSource™ este furnizat operatorilor din UE pentru a sprijini respectarea de catre acestia a EUTR in conformitate cu cerintele regulamentului. In conformitate cu interpretarea FSC, Preferred by Nature poate furniza aceste servicii de suport EUTR operatorilor UE certificati FSC, inclusiv dezvoltarea de sisteme si instruire, fara a considera acest lucru drept conflict de interese.
1.2.8 Desi putem furniza informatii despre organizatii de consultanta pentru a sprijini un client de certificare, nu declaram si nu sugeram ca certificarea ar fi mai simpla, mai usoara, mai rapida sau mai putin costisitoare daca se recurge la o anumita organizatie de consultanta:
- Nu vom avea niciun acord si nu ne vom angaja in niciun aranjament contractual cu o organizatie de consultanta sau companie de consultanta ("consultanti") in care a) renumeram consultantul daca acesta recomanda un client catre Preferred by Nature; sau b) invers, consultantul ne plateste pentru o recomandare a consultantului catre client;
- Nu vom angaja niciun consultant care sa actioneze ca agent de vanzari pentru noi.
1.2.9. Furnizam unele template-uri generice care sunt puse la dispozitia publicului si oricui; de exemplu, proceduri generice privind lantul de custodie, lista produselor, etc. In conformitate cu Politica noastra Open Source, aceste exemple sunt disponibile public pe website-ul nostru si pot fi utilizate in mod voluntar de catre orice companie. Template-urile nu ofera solutii specifice unei companii si includ clauza ca acestea nu ofera garantia conformitatii cu cerintele de certificare, aceasta conformitate este responsabilitatea exclusiva a clientului.
1.2.10. La nivel individual, obiectivul nostru principal este de a ne asigura ca orice persoana care indeplineste sarcini legate de serviciile noastre de certificare este fara conflicte de interese si poate indeplini sarcinile in mod obiectiv si impartial.
1.2.11 Auditorilor, factorilor de decizie in materie de certificare si personalului de solutionare a litigiilor nu li se pot atribui sarcini relevante legate de client daca au lucrat la client sau au oferit consultanta clientului in ultimii 3 ani. Indiferent de perioada de timp, toate relatiile din trecut vor fi evaluate de la caz la caz - chiar daca au trecut 3 ani - si persoana nu poate fi desemnata pentru aceste sarcini daca exista in continuare potentialul unor conflicte de interese.
Aceasta politica a fost aprobata de Peter Feilberg, directorul executiv al Preferred by Nature la 28 iunie 2022.