Der erste und entscheidende Schritt bei der Bewertung der Legalitätsrisiken in einer Holzlieferkette besteht darin, die Herkunft des eingekauften Holzes zu ermitteln und festzustellen, welche Lieferanten an der Verarbeitung des Materials beteiligt waren. Eine Darstellung Ihrer Lieferkette kann hierbei ein hilfreicher erster Schritt sein.
Eine Lieferkettendarstellung ermöglicht Ihnen:
- Sich einen Überblick über die Herkunft der einzelnen Holzbestandteile und deren Weg bis zum Import zu verschaffen.
- Alle relevanten Akteure auf jeder Stufe Ihrer Lieferkette zu identifizieren. Dies sollte das Herkunftsland, die Region oder den Wald, in dem das Holz geerntet wurde, umfassen.
- Ihr Verständnis für Risiken, die die Illegalität von Holz aus unterschiedlichen Quellen betreffen, zu verbessern.
- Ihr Vertrauen in Ihre Lieferanten und in die Legalität der von Ihnen verwendeten Holzarten und Materialien zu stärken.
- Sich in die Lage zu versetzten, die Plausibilität der Produktangaben Ihrer Lieferanten zu überprüfen.
Wie Sie beginnen können:
Um mit der Darstellung Ihrer Lieferkette zu beginnen, sollten Sie sich zunächst die folgenden Fragen stellen:
- Welche Ihrer Produkte enthalten Holz oder Holzwerkstoffe?
- Von welchem(n) Lieferanten haben Sie diese Holzwerkstoffe bezogen?
- Von welchem Unternehmen und in welchem Land hat/haben Ihr(e) Lieferant(en) das Produkt oder die Holzwerkstoffe bezogen? (D.h. wer ist Ihr Vorlieferant?)
Welche Informationen benötigen Sie?
Für jedes Ihrer Produkte, das Holz oder Holzwerkstoffe enthält, ist es hilfreich, die folgenden Informationen zu sammeln:
- Informationen über den Lieferanten
- Name des Lieferanten
- Anschrift und Land des Lieferanten
- Art der Geschäftstätigkeit des Lieferanten (z. B. Sägewerk, Verpackungshersteller usw.)
- Zertifizierungscode des Lieferanten (z. B. FSC/PEFC) - falls zutreffend
- Produktinformation
- Beschreibung des Produkts (Handelsname und Art des Produkts)
- HS-Code / Zolltarifnummer (hier sehen Sie, welche Produkte von der EUTR erfasst werden)
- Informationen zur Produktzertifizierung (z. B. FSC/PEFC) und ggf. Claim (z. B. FSC 100%, FSC Mix usw.).
- Verbundwerkstoff oder Monomaterial – es ist wichtig anzugeben, ob Ihr(e) Produkt(e) aus einem einzigen Materialtyp oder aus mehreren Komponenten bestehen.
- Beschreibung der Komponenten – falls zutreffend (eine Beschreibung aller Bestandteile, aus denen das zusammengesetzte Produkt bestehen kann)
- Art (Handelsname und der genaue wissenschaftliche Name)
- Menge (ausgedrückt in Volumen, Gewicht oder Anzahl Produkteinheiten)
- Ursprung des Materials (Land der Holzernte und ggf. Region oder Forstkonzession).
Nützliche Tipps für die Lieferkettendarstellung:
- Es ist sinnvoll, für jedes Ihrer Produkte, das Holz oder Holzwerkstoffe enthält, eine Lieferkettendarstellung zu erstellen. Besteht ein Produkt aus mehreren Komponenten aus unterschiedlichen Quellen, ist es ratsam, für jede einzelne Produktkomponente eine Skizze der Lieferkette zu erstellen.
- Die Lieferkettendarstellung kann z. B. mit Hilfe von Programmen zur Tabellenkalkulation erstellt werden, aber auch verschiedene Softwarelösungen zur Abbildung der Lieferkette können herangezogen werden.
- Wie detailliert Ihre Lieferkette dargestellt werden muss, kann je nach Komplexität der Lieferkette unterschiedlich sein. Sie sollte so detailliert sein, dass Sie sich auf den Ursprung (Land des Holzeinschlags, Region oder Forstkonzession) des von Ihnen bezogenen Holzes oder Holzwerkstoffs verlassen können.
- Für eine bestmögliche Lieferkettendarstellung müssen Sie Informationen von Ihren Lieferanten und ggf. auch von Ihren Vorlieferanten und deren Lieferanten einholen. Idealerweise beziehen Sie Ihre Lieferanten in den Prozess mit ein.
- Der Detailgrad ist auch abhängig vom Illegalitätsrisiko im Land der Holzernte. Beziehen Sie z. B. Holz aus einem Land, in dem das Risiko des illegalen Holzeinschlags und des Handels mit illegalem Holz von Region zu Region oder von Forstkonzession zu Forstkonzession variiert, reicht es in diesem Fall nicht aus, nur das Land des Holzeinschlags anzugeben. Hier empfiehlt es sich, mit Ihren Lieferanten zusammenarbeiten, um alle Schritte Ihrer Lieferkette bis hin zum Wald bzw. zum Holzeinschlag zu ermitteln. Akteure innerhalb der Lieferkette können sein: Hersteller, Händler, Sägewerke, Verarbeiter, Ernteunternehmen und Forstbetriebe. Die Lieferkettendarstellung ist ein wichtiger Schritt zur Reduzierung des Risikos von Rechtsverstößen in Ihrer Lieferkette. Lesen Sie hier mehr zu Risikobewertungen zur illegalen Holzernte und zum Handel mit Holz im Herkunftsland.
- Es ist empfehlenswert, die Lieferkettendarstellung jährlich oder immer dann zu überprüfen, wenn sich Änderungen in Ihrer Lieferkette ergeben. Fordern Sie Ihre Lieferanten dazu auf, Ihnen alle relevanten Änderungen in ihrer Lieferkette zu melden.
- Überprüfen Sie regelmäßig, welche Dokumente Sie derzeit sammeln und ob diese nützlich sind. Die Dokumentation ist von entscheidender Bedeutung, um die legale Herkunft des von Ihnen gekauften Holzes oder der Holzprodukte nachzuweisen. Zusätzlich schafft es Vertrauen in Ihre Lieferkette, wenn sie die Verbindungen zwischen Ihren Lieferanten und Vorlieferanten genau dokumentieren. Es ist jedoch wichtig, nicht einfach so viele Dokumente wie möglich zu sammeln, sondern die richtigen!
Bei der Wahl der Dokumente zur Dokumentation der einzelnen Lieferkettenschritte, sollten Sie Folgendes beachten:
- Relevanz – Bezieht sich das Dokument auf Ihre spezifische Lieferkette oder Lieferung, und sagt es etwas Wichtiges aus? Es kommt vor, dass Dokumente für mehrere Lieferungen verwendet und an mehrere Käufer weitergegeben werden. Diesem Risiko kann durch Querverweise auf Dokumente, die sich auf dieselbe Lieferung beziehen, begegnet werden.
- Gültigkeit – Sind die bereitgestellten Informationen echt, gültig und von einer zuständigen Behörde ausgestellt? Identifizieren Sie eine Methode zur Überprüfung der Gültigkeit.
- Plausibilität – Fehlen in den Unterlagen relevante Informationen? Enthalten sie offensichtliche Fehler oder stehen sie im Widerspruch zu anderen Informationen, die Sie erhalten haben?
- Vollständigkeit – Zeichnen die Informationen, die Sie erhalten haben, ein vollständiges Bild Ihrer Lieferkette? Gibt es Schritte in Ihrer Lieferkette, die nicht durch Dokumente belegt sind?
Es ist wichtig, die folgenden beiden Risiken im Zusammenhang mit der Lieferkette zu bewerten, um ein vollständiges und korrektes Bild von Ihrer Lieferkette zu erhalten:
- Risiko der Substitution - Dies bezieht sich auf das Risiko, dass die von Ihnen gekaufte Holzart irgendwo in der Lieferkette durch eine ähnliche Art ersetzt wurde.
- Risiko der Vermischung - Dies bezieht sich auf das Risiko, dass das von Ihnen bezogene Material mit anderem (unbekannten) Material vermischt wurde.
Es ist von Land zu Land unterschiedlich, welche Dokumente Sie bei der Beschaffung von Holz und Holzprodukten vorlegen müssen. Weitere Informationen zu den gesetzlich vorgeschriebenen Dokumenten finden Sie in den Risikobewertungen und Dokumentenleitfäden im Sourcing Hub von auf Preferred by Nature. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch auf dem Timber Trade Portal der ATIBT.
Es ist wichtig, Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren. Dazu gehören Rechnungen, Lieferscheine, Lieferantenverträge, Bestellungen, Versanddokumente wie Konnossemente und Versicherungsnachweise.
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