À travers la Politique d'impartialité, nous cherchons à assurer l’impartialité, la transparence et l’indépendance de toutes nos activités. Cela est essentiel pour préserver l’intégrité du processus de prise de décision de Preferred by Nature afin d’encourager les parties prenantes à avoir confiance dans la qualité de nos activités.
Preferred by Nature est une organisation guidée par sa mission. Notre mission est de soutenir une meilleure gestion des terres et des pratiques commerciales qui profitent aux populations, à la nature et au climat. Nous ne concevons, ne fabriquons, ne distribuons ni n'installons aucun des produits, processus ou services que nous certifions.
L'objectif de cette politique est de décrire comment Preferred by Nature garantit l'indépendance, l'impartialité et la transparence dans toutes ses activités. Notre objectif est de faire des constatations impartiales et de prendre des décisions équitables. Preferred by Nature s'efforce d'éviter les situations où un risque pour l'impartialité se présente, ou un conflit d'intérêts potentiel devient réel. Un conflit d'intérêts se produit lorsqu'un individu ou une organisation a plusieurs intérêts, dont l'un pourrait éventuellement corrompre la motivation dans une activité donnée. La structure et les politiques internes de Preferred by Nature ont été conçues pour atténuer les conflits d'intérêts potentiels ou éviter les conflits réels, tant au niveau individuel qu'organisationnel.
Preferred by Nature dispose de politiques internes supplémentaires liées à la gestion de l'impartialité, telles que la politique anti-corruption, la politique de dénonciation, la politique en matière de dons et la politique en matière de sources ouvertes, qui sont disponibles sur notre site web;
Preferred by Nature possède une branche de certification (Assurance) qui fournit des services d'évaluation de la conformité, y compris la certification et la vérification. La structure de Preferred by Nature reflète cette concentration sur les principaux types d'activités, à savoir :
- Assurance : travail de certification rémunéré à l'acte conformément aux référentiels accrédités/reconnues par des tiers ; - Preferred by Nature OÜ, basée en Estonie, est chargée des activités de certification de Preferred by Nature. Preferred by Nature OÜ est détenu à 100 % par Preferred by Nature F.M.B.A., une organisation à but non lucratif enregistrée à Copenhague, au Danemark. Dans quelques cas, des entités locales détiennent leurs propres accréditations si les règles locales l'exigent (par exemple, la gestion forestière PEFC en Russie ou la norme forestière nationale NMX au Mexique). Toutes les décisions de certification sont prises par le personnel du département 'Assurance.
- Projets et solutions : activités de conseil aux clients, rémunérées à l'acte, dans le cadre du programme Sustainability Framework, y compris l'évaluation des risques des chaînes d'approvisionnement et l’appui à la diligence raisonnée conformément aux politiques et procédures de l'entreprise ainsi que la mise en œuvre de projets financés par des bailleurs. Les activités de Projets et Solutions sont gérées par Preferred by Nature F.M.B.A.
- Stratégie et innovation : développement de nouveaux domaines de services et coordination des formations en cours.
Preferred by Nature F.M.B.A. a établi des filiales dans différents pays dans le but de fournir un service de paie au personnel fournissant des services locaux dans ces pays. Ces entités fournissent également des services de facturation aux clients basés dans ces pays et veillent au respect des réglementations fiscales locales.
La séparation juridique et financière des domaines d'activité de Preferred by Nature est contrôlée en permanence afin de garantir l'impartialité.
Les principes suivants sont applicables à l'ensemble de l'organisation Preferred by Nature pour garantir l'impartialité et réduire les risques de conflits d'intérêts:
1.2.1 Nous identifions, documentons, analysons et atténuons les risques d'impartialité de manière continue.
1.2.2 Tous nos employés ainsi que les membres du Conseil d'administration et du Comité d'impartialité signent une déclaration de conflit d'intérêts et divulguent tout conflit d'intérêts réel ou potentiel au moins une fois par an. Ces divulgations sont ensuite analysées et des mesures appropriées d'atténuation des risques sont prises. Conformément aux accords signés sur les conflits d'intérêts, toutes les parties ont la responsabilité de mettre à jour les déclarations lorsque de nouvelles situations susceptibles de poser un conflit d'intérêts se présentent.
1.2.3 La surveillance externe de notre impartialité est assurée périodiquement par de multiples organismes d'accréditation tiers indépendants. En outre, la surveillance de notre impartialité est assurée par le comité d'impartialité de Preferred by Nature, qui se réunit au moins une fois par an.
1.2.4 Nous ne proposons pas de services qui préparent directement les organisations à obtenir une certification dans le cadre de programmes externes où Preferred by Nature est accrédité en tant qu'organisme de certification. Les services de Preferred by Nature autres que ceux de certification ne sont pas destinés à être utilisés par les exploitations ou les candidats certifiés comme preuve directe de conformité aux normes de certification. Sauf si cela est autorisé par les critères du système de certification, pour les systèmes de certification externes où Preferred by Nature est un organisme de certification accrédité, nous ne faisons pas ce qui suit:
- développer les procédures ou les systèmes de gestion de l'entreprise pour répondre aux critères de la certification;
- aider à traiter les non-conformités émises par rapport aux normes de certification;
- conduct mener des audits internes qui sont exigés par la société comme preuve pour la certification;
- procéder à la vérification des fournisseurs ou des sous-traitants, qui est exigée par l'entreprise comme preuve de la certification;
- organiser des formations qui fournissent des solutions/instructions spécifiques à l'entreprise sur les critères de certification. Nous formons uniquement sur des informations génériques qui sont publiquement disponibles pour les entreprises certifiées et les candidats à la certification. Nous ne proposons pas de formations FSC individuelles avec des organisations ou des candidats certifiés FSC.
1.2.5 Notre système de gestion des risques identifie les services qui pourraient créer un conflit d'intérêts avec les activités de certification. Avant de nous engager avec un nouveau demandeur/client de certification, nous effectuons un examen pour identifier si le client a été précédemment impliqué dans des activités autres que celles de certification ou d'autres services fournis par Preferred by Nature. Lorsque de tels cas sont identifiés, des mesures appropriées d'atténuation des risques sont prises, sur la base d'une analyse au cas par cas pour évaluer si un conflit d'intérêts peut exister. Si un conflit d'intérêts réel est identifié, nous pouvons nous récuser de la prestation de services de certification, pour une durée minimale de 3 ans.
1.2.6 Il est reconnu que certains projets mis en œuvre par Preferred by Nature sont financés par des sources publiques. Dans le même temps, nous proposons des services de certification et de conseil payants. Il est considéré comme important de garantir que les fonds publics ne seront pas utilisés directement ou indirectement pour soutenir nos activités payantes. Les mesures d'atténuation suivantes sont mises en œuvre pour préserver l'impartialité de notre travail:
a) Nous gérons notre base de données interne et nos systèmes financiers afin de garantir que les activités commerciales sont séparées du travail de projet financé par des fonds publics.
b) Nous fonctionnons selon les principes de l'Open Source en termes de partage public de nos connaissances et de nos systèmes. Cela signifie que tous les outils et publications que nous développons sont mis en ligne gratuitement et sont disponibles pour toutes les parties intéressées. Dans la mesure du possible, nous cherchons également à publier les résultats des projets. Preferred by Nature publie sur son site Internet la liste des projets dans lesquels nous sommes engagés, afin de garantir la transparence et de permettre aux parties prenantes de contrôler l'impartialité de son travail.
c) Nous fonctionnons comme une organisation à but non lucratif et guidée par sa mission. Cela signifie que les services commerciaux destinés aux organisations et entreprises privées sont fournis conformément à ces principes. D'un point de vue financier, tout excédent de recettes généré par les activités de rémunération à l'acte sera réinjecté dans les activités visant à répondre à notre vision et à notre mission.
1.2.7 Preferred by Nature a développé un système de diligence raisonnée (SDR) basé sur les exigences du Règlement bois de l'Union européenne (RBUE). Ce système, qui a été reconnu par la Commission européenne, constitue la base du programme LegalSource™ de Preferred by Nature qui comprend de multiples services de soutien à la légalité. LegalSource est fourni aux opérateurs de l'UE pour les aider à se conformer au RBUE en suivant les exigences du règlement. Selon l'interprétation du FSC, Preferred by Nature peut fournir ces services de soutien RBUE aux opérateurs de l'UE certifiés FSC, y compris le développement de systèmes et la formation, sans que cela soit considéré comme un conflit d'intérêts.
1.2.8 Bien que nous puissions fournir des informations sur les organisations de conseil pour soutenir un client de certification, nous n'affirmons ni n'impliquons que la certification serait plus simple, plus facile, plus rapide ou moins coûteuse si une organisation de conseil spécifiée est utilisée:
a) Nous n'avons aucun accord ni ne nous engagerons dans aucun arrangement financier ou contractuel avec un organisme de conseil ou une société de conseil (les "consultants") dans lequel (a) nous rémunérons le consultant si celui-ci recommande un client à Preferred by Nature ; ou (b) inversement, le consultant nous paie pour une recommandation du consultant au client;
b) nous n'engageons aucun consultant pour qu'il agisse en tant qu'agent commercial pour nous.
1.2.9 Nous fournissons certains modèles génériques qui sont mis à la disposition du public ; par exemple, les procédures génériques de la chaîne de contrôle, la classification des groupes de produits, etc. Conformément à notre politique d'Open Source, ces modèles sont accessibles au public sur notre site Internet et peuvent être utilisés volontairement par toute entreprise. Les modèles ne fournissent pas de solutions spécifiques à l'entreprise et comprennent un avertissement selon lequel ils ne garantissent pas la conformité aux exigences de certification et que la conformité relève de la seule responsabilité du client.
1.2.10 Au niveau individuel, notre objectif principal est de nous assurer que toute personne effectuant des tâches liées à nos services de certification est libre de tout conflit d'intérêts et peut accomplir ses tâches de manière objective et impartiale.
1.2.11 Les auditeurs, les décideurs en matière de certification et le personnel chargé du règlement des litiges ne peuvent se voir confier des tâches pertinentes liées à un client s'ils ont travaillé ou fourni des conseils à ce dernier au cours des trois années précédentes. Indépendamment de la période, toutes les relations passées seront évaluées au cas par cas et - même si trois ans se sont écoulés - la personne ne peut être affectée à ces tâches si le potentiel de conflit d'intérêts existe toujours.
Cette politique a été approuvée par Peter Feilberg, Directeur exécutif de Preferred by Nature le 28 juin 2022.