Gennem Preferred by Natures uvildighedspolitik vil vi sikre uvildighed, uafhængighed og transparens i alle vores aktiviteter. Dette er centralt for at sikre integriteten af Preferred by Natures beslutningstagning, så interessenter kan have tillid til vores arbejde.
Preferred by Nature er en missionsdreven organisation. Vores mission er at støtte bedre arealforvaltning og forretningspraksis, der gavner mennesker, natur og klima. Vi designer, producerer, distribuerer eller installerer ikke produkter, processer eller ydelser, som vi certificerer.
Formålet med denne politik er at beskrive, hvordan Preferred by Nature sikrer uvildighed, uafhængighed og transparens i alle sine aktiviteter. Vores mål er at foretage upartiske observationer og retfærdige beslutninger. Preferred by Nature bestræber sig på at undgå situationer, hvor der opstår risiko for partiskhed, eller hvor der findes eller kunne opstå en potentiel interessekonflikt. Der er tale om interessekonflikt, når en enkeltperson eller en organisation har flere interesser, og den ene af disse kan begrænse motivationen til at varetage de øvrige interesser. Preferred by Natures struktur og politikker er udformet med henblik på at undgå potentielle eller faktiske interessekonfliketr på både individuelt og organisatorisk niveau.
Preferred by Nature har yderligere politikker relateret til uvildighed såsom Antikorruptionspolitik, Whistleblower-politik, Donationspolitik og Open Source-politik, som er tilgængelige på vores hjemmeside.
1.1 Vores struktur
Preferred by Nature ejer en certificeringsfilial, der leverer evalueringsydelser, herunder certificering og verifikation. Preferred by Natures struktur afspejler dette focus på centrale aktiviteter, nemlig:
- Assurance: gebyr-for-ydelse certificeringsarbejde i overensstemmelse med normative standarder, der er akkrediteret / anerkendt af tredjepart; Preferred by Nature OÜ, med base i Estland, er ansvarlig for Preferred by Natures certificeringsaktiviteter. Preferred by Nature OÜ ejes 100% af Preferred by Nature F.M.B.A., en registreret non-profit organisation registreret i København. I nogle få tilfælde har lokale enheder deres egne akkrediteringer, hvis det kræves af lokale regler (f.eks. PEFC-skovforvaltning i Rusland eller den nationale skovbrugsstandard (NMX) i Mexico). Alle certificeringsbeslutninger tages af Assurance-medarbejdere.
- Projects and Solutions: gebyr-for-ydelse rådgivningsaktiviteter for kunder under Sustainability Framework-programmet, herunder risikovurdering af forsyningskæden og facilitering af due diligence i henhold til virksomhedens politikker og procedurer; og implementering af donorfinansierede projekter. Projects and Solutions’ aktiviteter ledes af Preferred by Nature F.M.B.A.
- Strategy and Innovation: udvikling af nye serviceområder og administration af åbne kurser.
Preferred by Nature F.M.B.A. har oprettet datterselskaber i forskellige lande med det formål at give lønadministration til personale med base i disse lande til at levere lokale ydelser. Disse enheder fakturerer til kunder med base i disse lande samt sikrer overholdelse af lokale skatteregler.
Den juridiske og økonomiske adskillelse af aktivitetsområder i organisationen overvåges kontinuerligt for at sikre uvildighed.
1.2 Generelle principper
Følgende principper gælder for hele Preferred by Nature-organisationen for at sikre uvildighed og mindske risikoen for interessekonflikter:
1.2.1 Vi identificerer, dokumentere, analysere og mindsker risiciene for upartiskhed løbende.
1.2.2 Alle vores ansatte såvel som bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af uvildighedskomitéen underskriver en erklæring om interessekonflikt og afslører faktiske eller potentielle interessekonflikter mindst årligt. Sådanne oplysninger analyseres derefter, og der træffes passende risikobegrænsende foranstaltninger. I henhold til underskrevet interessekonflikt er alle parter ansvarlige for at opdatere erklæringer, da der opstår nye situationer, der kan udgøre en interessekonflikt.
1.2.3 Eksternt tilsyn med vores uvildighed leveres periodisk af flere, uafhængige, tredjeparts akkrediteringsorganer. Derudover overvåges vores upartiskhed af Preferred by Nature Uvildighedskomité, der mødes mindst årligt.
1.2.4 Vi tilbyder ikke ydelser, der direkte forbereder organisationer til at opnå certificering i eksterne ordninger, hvor Preferred by Nature er akkrediteret som et certificeringsorgan. Preferred by Natures ikke-certificeringsydelser er ikke beregnet til at blive brugt af certificerede operationer eller ansøgere som direkte bevis for overensstemmelse med certificeringsstandarder. For eksterne certificeringsordninger, hvor Preferred by Nature er et akkrediteret certificeringsorgan, tilbyder vi ikke:
- udvikling af virksomhedsprocedurer eller styringssystemer for at imødekomme certificeringskrav
- hjælp til at håndtere afvigelser udstedt i henhold til certificeringsstandarder;
- interne audits, der kræves af virksomheden som bevis for certificering
- udførelse af leverandør- eller underleverandør-verifikation, som kræves af virksomheden som bevis for certificering;
- kurser, der leverer virksomhedsspecifikke løsninger / instruktioner om certificeringskrav. Vi benytter kun generiske oplysninger, der er offentligt tilgængelige for certificerede virksomheder og ansøgere om certificering i vores undervisning. Vi tilbyder ikke en-til-en FSC-undervisning med FSC-certificerede organisationer eller ansøgere.
1.2.5 Vores risikostyringssystem identificerer ydelser, der kan skabe en interessekonflikt med certificeringsaktiviteter. Før vi samarbejder med en ny certificeringssøger / kunde, foretager vi en gennemgang for at identificere, om kunden tidligere var involveret i ikke-certificeringsaktiviteter eller andre ydelser leveret af Preferred by Nature. Når sådanne tilfælde identificeres, iværksættes passende risikobegrænsende foranstaltninger baseret på en analyse fra sag til sag for at evaluere, om der kan foreligge en interessekonflikt. Hvis der identificeres en faktisk interessekonflikt, kan vi muligvis afstå fra at levere certificeringsydelser i mindst 3 år.
1.2.6 Det erkendes, at nogle projekter implementeret af Preferred by Nature finansieres fra offentlige instanser. Samtidig tilbyder vi gebyrbaseret certificeringer og rådgivning. Det betragtes som vigtigt at sikre, at offentlige midler ikke må bruges direkte eller indirekte til at støtte vores gebyr-for-ydelse-aktiviteter. Følgende afhjælpende foranstaltninger er iværksat for at sikre uvildigheden af vores projektarbejde:
a) Vi administrerer vores interne database og finansielle systemer for at sikre, at kommercielle aktiviteter er adskilt fra offentligt finansieret projektarbejde.
b) Vi arbejder under principperne Open Source med hensyn til at dele vores viden og systemer offentligt. Dette betyder, at alle værktøjer og publikationer, som vi udvikler, vil blive udgivet online gratis og er tilgængelige for alle interesserede interessenter. Hvor det er muligt søger vi også at offentliggøre projektoutput. Preferred by Nature offentliggør på sin hjemmeside listen over projekter, vi beskæftiger os med, for at sikre gennemsigtighed og muliggøre overvågning af interessenter om uvildigheden af vores projektarbejde.
c) Vi fungerer som en non-profit og mission-drevet organisation. Dette betyder, at de kommercielle ydelser til private organisationer og virksomheder leveres i henhold til disse principper. Fra et finansielt perspektiv kan alle overskydende indtægter, der genereres af gebyr-for-ydelse-aktiviteter, kanaliseres tilbage til de aktiviteter, der sigter mod at imødekomme vores vision og mission.
1.2.7 Preferred by Nature har udviklet et due diligence-system (DDS) baseret på kravene i Den Europæiske Unions Tømmerforordning (EUTR). Dette system, som er anerkendt af Europa-Kommissionen, danner grundlaget for Preferred by Nature LegalSource™ -program, der inkluderer supportydelser med flere lovligheder. LegalSource leveres til EU-operatører for at støtte deres overholdelse af EUTR efter kravene i forordningen. I henhold til FSC-fortolkningen kan Preferred by Nature levere disse EUTR-supportydelser til FSC-certificerede EU-operatører, herunder systemudvikling og uddannelse uden at betragte det som en interessekonflikt.
1.2.8 Selvom vi kan anbefale konsulentorganisationer til at støtte en certificeringskunde, påpeger eller antyder vi ikke, at certificering ville være enklere, lettere, hurtigere eller billigere, hvis der bruges en specificeret konsulentorganisation:
a) Vi skal ikke have nogen aftaler med eller indgå nogen økonomiske eller kontraktlige aftaler med en konsulentorganisation eller konsulentvirksomhed ('konsulenter'), hvor (a) vi aflønner konsulenten, hvis konsulenten anbefaler en kunde til Preferred by Nature; eller (b) omvendt, hvor konsulenten betaler os for en anbefaling fra konsulenten til kunden;
b) Vi må ikke engagere nogen konsulenter til at fungere som salgsagenter for os
1.2.9 Vi leverer nogle generiske skabeloner, der gøres offentligt tilgængelige for enhver; for eksempel generiske Chain of Custody-procedurer, produktgruppeplan osv. I henhold til vores open source-politik er disse skabeloner offentligt tilgængelige på vores hjemmeside og kan frivilligt bruges af ethvert firma. Skabelonerne leverer ikke virksomhedsspecifikke løsninger og inkluderer ansvarsfraskrivelse om, at skabeloner ikke garanterer overensstemmelse med certificeringskrav, og at overensstemmelse er kundens eneste ansvar.
1.2.10 På et individuelt niveau er vores primære fokus at sikre, at enhver person, der udfører opgaver relateret til vores certificeringsydelser, er fri for interessekonflikt og kan udføre opgaver objektivt og på en upartisk måde.
1.2.11 Auditorer, beslutningstagere inden for certificeringer og personale der håndterer konfliktløsninger kan ikke tildeles relevante kunderelaterede opgaver, hvis de arbejdede på eller leverede rådgivning til kunden inden for de foregående tre år. Uanset tidsperiode evalueres alle tidligere forhold fra sag til sag og - selvom der er gået tre år - er personen muligvis ikke tildelt disse opgaver, hvis potentialet stadig eksisterer for interessekonflikt.
Godkendt af Peter Feilberg, administrerende direktør, Preferred by Nature. 15. marts 2021