Møbelimportør Philip Rafn fra Furnhouse kan skrive under på, at det kræver seriøst arbejde at leve op til lovens bogstav. I hvert fald, når det gælder EU’s Tømmerlov. Til gengæld kvitterer kunderne nu for indsatsen.
Philip Rafn, ejer af møbelhuset Furnhouse, er i dag positiv over for kravene i EU’s Tømmerlov. Firmaets anstrengelser for at opfylde loven giver positiv respons blandt kunderne, og han glæder sig over at gøre sit til at passe på verdens skove.
Men det har været en lang vej at nå dertil. Først i fjerde forsøg lykkedes det ham at overbevise Naturstyrelsen om, at firmaets due diligence ordning kan håndtere risikofyldte produkter af egetræ fra Kina.
En uventet udfordring
Historien begynder, da Philip Rafn modtager et brev en sen efterårsdag i 2014. I brevet varsler Naturstyrelsen et kontrolbesøg på virksomheden for at efterprøve, om den overholder EU’s Tømmerlov.
”Jeg tænkte, hvad sker der her? Kontrolbesøg? Jeg havde aldrig hørt om Tømmerloven før, så jeg var helt blank”, fortæller Philip Rafn og fortsætter: ”Jeg ringer til Naturstyrelsen for at få en forklaring. De slår hurtigt fast, at vores manglende kendskab til lovgivningen er et problem”.
Som andre møbelimportører passer Furnhouse ikke naturligt ind i nogen dansk brancheorganisation og står derfor udenfor. Derfor mangler virksomheden nem adgang til information om bl.a. ny lovgivning.
Næste skridt i processen er et møde i november 2014. ”Der møder to mand op fra Naturstyrelsen. Efter tyve minutter får vi et påbud om at bringe tingene i orden inden starten af marts 2015. Jeg skriver ud til alle vores 23 leverandører, da jeg på det tidspunkt ikke kender til undtagelserne i Tømmerloven. Senere har det vist sig, at nogle af vores produkter i virkeligheden er undtaget fra kravet om due diligence”, siger Philip Rafn.
”Vi siger til vores leverandører, at vi ønsker dokumentation med stempler, FSC-mærker osv. Og det modtager vi. Jeg tænker, at det er perfekt!”
Men Naturstyrelsens besøg nr. 2 – som denne gang varer en time - ender i stedet med en forlængelse af påbudsfristen.
”Det blev hurtigt klart for os, at der på virksomheden ikke kunne redegøres tilfredsstillende for, hvordan risikovurdering og risikominimering blev foretaget. Det gjaldt landespecifik risiko og risiko i forhold til hver enkelt leverandør”, siger tilsynsførende i Naturstyrelsen Mads Brinck Lillelund.
Han fortsætter: ”Normalt tager et tilsyn 3-4 timer, men det kan afbrydes hvis der undervejs konstateres væsentlige mangler i virksomhedens due diligence ordning”.
”Næste skridt er Politigården”
”Jeg får at vide, at den dokumentation vi har samlet ind, er komplet ubrugelig, fordi man ikke kan regne med papirer fra de lande vi handler med på grund af korruptionsniveauet i landene. Det ser sort ud - næste skridt bliver Odense Politigård, med mindre vi retter op. En politianmeldelse under Tømmerloven kan i værste fald føre til konfiskation af vores lager. Nu er jeg helt klar over, at der må arbejdes mere i dybden”, fortæller Philip Rafn.
”Naturstyrelsen giver os én chance mere. De hjælper os med at finde rundt i Tømmerlovens undtagelser, og det betyder at vi kommer ned på syv leverandører. Nu skal vi bare have lavet en due diligence ordning, der omfatter vores handel med dem. Styrelsen råder os til at søge professionel bistand. Det råd tager vi imod, og vi finder frem til NEPCon via nettet”.
Mads Brinck Lillelund fortæller: ”Årsagen til at Philip Rafn fik en forlængelse af fristen, var at der på virksomheden var blevet arbejdet med en due diligence ordning mellem første og andet tilsynsbesøg. Leverandører var blevet kontaktet, og dokumenter indhentet. Men der var fortsat store mangler i forhold til at kunne forklare
dokumenterne, og vigtigst, at kunne redegøre for hvordan hvert enkelt dokument var forsøgt valideret".
Han tilføjer: ”Ved handel med lande med et højt korruptionsniveau er det vigtigt at være kritisk i forhold til dokumenter af enhver art. Uanset hvem der har udstedt dem. Uden verificerende handlinger ser vi typisk bort fra dokumenterne under et tilsyn, for vi har så ikke sikkerhed for om de er ægte”.
NEPCons LegalSource-eksperter Christian Sloth og Ditte Steffensen holder et møde med Furnhouse i februar 2015.
"Mødet varer det meste af en dag, og her går det for alvor op for os, hvad det her handler om, og hvor seriøst vi skal tage det. Det er en bombe!” kommenterer Philip Rafn.
”Den dag får vi lavet en liste over information, vi skal skaffe, bl.a. om træsorter og leverandører. Vi sætter det hele i system, og i dialog med NEPCon får vi lavet en miniudgave af en due diligence ordning i løbet af 2-3 måneder. Vi føler os nu noget bedre klædt på og er fortrøstningsfulde i forhold til Naturstyrelsens næste besøg”.
Men ved møde nr. 3 med Naturstyrelsen forlyder det, at Furnhouse efter styrelsens vurdering stadig ikke er helt i mål.
Da der er stor risiko forbundet med vores indkøb af møbler i eg fra lande som Kina, står vi egentlig til et straks-påbud. Men Naturstyrelsen kan se, at vi er slået ind på en seriøs vej, hvor vi har kontakt med en ekstern ekspert, og hvor der er synlige fremskridt. Derfor giver man os én chance mere - og en frist frem til august 2015”, fortæller Philip Rafn.
”Vi kunne ved det tredje tilsyn konstatere, at virksomheden havde rykket sig så tæt på en tilfredsstillende due diligence ordning, at vi valgte endnu en fristforlængelse”, siger Mads Brinck Lillelund og fortsætter:
”Dog var det vigtigt for os, at det var virksomheden, som kunne redegøre for deres egen due diligence ordning, og ikke konsulenterne. Det er kun hvis virksomheden vælger at bruge konsulenterne som såkaldt overvågningsorgan, at vi accepterer det er konsulenterne, som skal kunne redegøre for ordningen, og ikke virksomhedens ansatte. Det var ikke tilfældet her”.
Så kom der styr på due diligence
”Herefter har vi en stribe møder med NEPCon”, fortæller Philip Rafn. ”Vi beslutter at sende NEPCons LegalSource-partnere i Kina ud til hver af de syv leverandører for at identificere de konkrete risici, der er forbundet med at købe produkter fra dem”.
Evalueringen af Furnhouse’s syv kinesiske leverandører resulterer i en 70 sider lang rapport, som NEPCon udmønter i en kortere risikovurdering med konkrete anbefalinger til virksomhedens håndtering af hver enkelt leverandør.
Furnhouse følger op på anbefalingerne i tæt samarbejde med NEPCon. ”Der har været frustrationer undervejs”, indrømmer Philip Rafn. ”For eksempel råder NEPCon os til at skille os af med to af vores syv leverandører på grund af den risiko, der er forbundet med at handle med dem. Den anbefaling er vi ikke så glade for. Her vælger vi at gå en anden vej og beholde vores leverandører, men i stedet øge risikostyringen i samråd med NEPCon”.
Ved det fjerde og afsluttende møde med Naturstyrelsen er nerverne uden på tøjet. Men denne gang erklærer styrelsen sig tilfreds med virksomhedens indsats.
”Vi har i samarbejde med NEPCon lavet noget meget professionelt materiale til mødet. Det gør uden tvivl indtryk, at vi har hyret en ekstern ekspert til virkelig at gå i bund med sagen”, siger Philip Rafn.
Han føler sig også rigtig godt klædt på til at svare på Naturstyrelsens spørgsmål. ”Det er tydeligt, at de har en spørgeteknik, hvor de krydstjekker oplysninger. At vi ikke falder i fælden ved det sidste møde skyldes simpelthen, at der nu er kommet styr på tingene”, konkluderer han.
En nettogevinst for Furnhouse
Ifølge Philip Rafn lagde processen beslag på så mange af virksomhedens ressourcer, at den medførte en nedgang i omsætningen i en periode på 9 måneder. Alligevel konkluderer han, at arbejdet med due diligence har været alt besværet værd. For det, som virksomheden tabte på gyngerne, det har den vundet på karrusellerne – og mere til.
Undervejs er der ikke bare sket noget med Furnhouse’s due diligence ordning. Virksomhedens ejer og ansatte har også udviklet en dybere forståelse for, hvilken forskel due diligence kan gøre for verdens skove.
”I dag synes jeg ikke, at omkostningen har været en krone for meget for det stykke uundværlige arbejde – slet ikke, når man også har lidt hjerte med i det. Vi har siden fortalt vores købere, at vi har styr på træets oprindelse, og det har de taget rigtig godt imod. Omsætningen er faktisk braget i vejret”, fortæller Philip Rafn.
Furnhouse er et engrosselskab med base i Odense. Virksomheden importerer blandt andet møbler i Eg og Akacie fra Kina og Asien, og videresælger dem til primært skandinaviske møbelbutikker. Særligt egetræ fra Kina får de røde lamper til at blinke, da der er stor risiko for, at træet er skovet ulovligt i Rusland. Alle virksomhedens importvarer ankommer til havnen i Aarhus eller Hamborg. I EU-lovens forstand er Furnhouse dermed ”operator” på hele den del af deres møbelportefølje, som er omfattet af Tømmerloven.
